1 AWARDS MANAGEMENT SYSTEM OFFICER

Basé (e) à Kinshasa

RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

Nous sommes Save the Children. Nous travaillons dans plus de 120 pays/Nous sauvons la vie des enfants, nous nous battons pour leurs droits, nous les aidons à réaliser leur potentiel

A propos de Save the Children

Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE– AMBITION– COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.

Save the Children en RDC

Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'Est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquels les enfants sont soumis à de plus grandes atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.
Dans le cadre de ses activités en République Démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter 1 Awards Management System Officer qui sera basé(e) à Kinshasa.

LE POSTE

Le titulaire de ce poste aura pour tâche d’apporter un soutien opérationnel et une supervision tout au long du cycle de vie d'une subvention, de l'opportunité à la clôture. La fonction couvrira toutes les contributions que Save the Children reçoit pour mettre en oeuvre ses programmes humanitaires et de développement pour les enfants, y compris les subventions, les contrats, les fonds non affectés et les dons en nature (GIK). Toutes les subventions seront gérées à travers le système Awards Management System – AMS (Système de gestion des subventions de Save the Children).

ROLE ET RESPONSABILITE

• Assurer le respect des lignes directrices du système AMS afin d'améliorer la qualité des données ;
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe New Business Development afin que les documents requis à chaque étape du développement de Proposition soient disponibles dans le système (Go Non décision, PART, Call for proposal, CAM Calculator, Budget approuvé, …) ;
• Générer, sur une base régulière, les rapports issus du système (Awards reporting schedule, Award Info sheet, Partnership reporting, Portfolio analysis, Match market place, Monthly team reporting, Power BI, Proposal - Won and Lost report, …) en vue de faire des analyses, avec l’appui du Head of Awards ;
• Maîtriser les codes des rapports des bailleurs de fonds (Donor Reporting Code - DRC) et capacité à travailler avec l'équipe Programme Operations en vue de déterminer la structure appropriée (Detailled Expenditure Analysis - DEA) ;
• Faire remonter au Head of Awards les problèmes identifiés, de manière opportune ;
• Mettre à la disposition de l’équipe Programme Operations la situation des rapports attendus dans le mois et en assurer le suivi devant aboutir à la soumission dans le délai imparti ;
• Actualiser AMS avec les dates de soumission des rapports et les actions Close out afin de maintenir constamment les indicateurs clé de performance dans le seuil acceptable. Remonter tout risque identifié ;
• Partager le Fund summary à l’équipe concernée, aussitôt qu’il est rendu disponible ;
• Compléter le Plan d’achat de toute nouvelle subvention, conformément à l’indicateur RFT y associée ;
• Solliciter des membres tout document contractuel ou rapport manquant dans AMS ;
• Vérifier la conformité dans AMS, des informations relatives au partenariat dans son ensemble (ID partner, Personnel clé à jour, Subaward agreement, reporting schedule, Partnership Assessment Tool …) ;
• Suivre les Target close out dates afin de compléter les actions y relatives dans le délai imparti ;
• Faciliter l’induction AMS au staff ;
• Assurer la mise à jour de la liste de staff ayant accès à AMS.

Politique de Sauvegarde

• Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales
• Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
• Sur Instruction du Directeur-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE ;
• Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en oeuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction ;
• Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectifs ;
• Sur Instruction du Directeur-pays, collaborer à la mise en oeuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation aux investigations sur les allégations et cas de PDE.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

• Etre de nationalité Congolaise ;
• Etre détenteur d’un Diplôme universitaire (Graduat ou au-delà) en Développement, Administration, Economie ou domaine similaire ou niveau équivalent acquis par expérience ;
• Très bonne maîtrise du français écrit et parlé ;
• La maitrise de l’anglais parlé et écrit serait un atout;
• Avoir au moins 1 année d'expérience en gestion de logiciel ;
• Avoir une connaissance des aspects financiers permettant d'effectuer l'examen des budgets des Proposals, Accords de partenariat afin d'identifier les lignes budgétaires à revoir ou les coûts omis ;
• Aptitude à communiquer efficacement ;
• Maitrise de l’outil informatique (Microsoft Offices) ;
• Expérience professionnelle dans les ONG internationales, Agences UN.

Comment postuler ?

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, Copies de diplôme, Attestation de service rendus, CV avec 3 personnes de référence, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 03 Août 2023 à 16h00 avec en objet la mention « Awards Management System Officer » au lien suivant ci-dessous :

https://hcri.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/job/2250

View the internal job posting

Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENT LES CANDIDATURES FEMININES.