Termes de références : Assistant(e) de Direction

Titre : Assistant(e) de Direction 
Département : Programme
Superviseur : Great Lakes Region Country Director
Lieu : Kinshasa
Début : Immédiat
Catégorie : Cadre 

A propos de Pact :

Au cœur de Pact se trouve la promesse d'un avenir meilleur. Organisation Internationale de développement à but non lucratif fondé en 1971, Pact travaille sur le terrain dans près de 40 pays pour améliorer la vie de ceux qui souffrent de la pauvreté et de la marginalisation. Ils servent ces communautés car ils imaginent un monde où chacun s’approprie son avenir. Pour ce faire, ils élaborent des solutions systémiques en partenariat avec des organisations locales, des entreprises et des gouvernements qui créent des communautés durables et résilientes.

Pact est un leader mondial reconnu en développement international. Son personnel dispose de nombreuses compétences dans les domaines de la santé publique, du développement des capacités, de la gouvernance et de la société civile, de la gestion des ressources naturelles, de la pauvreté, des États fragiles, du suivi et de l’évaluation, de l’exploitation minière artisanale et à petite échelle, de la microfinance, etc. Cette expertise est combinée à l’approche intégrée unique de Pact, qui met l’accent sur les changements systémiques nécessaires pour améliorer la vie des gens.

Pour son bureau de Kinshasa, Pact cherche à embaucher un/une « Assistant(e) de Direction » comme staff d’assistance à la direction de PACT dans la Région des Grands Lacs.

Rôles et responsabilités :

Sous la supervision du Directeur de PACT dans la Région de Grands Lacs il/elle sera appelé(e) à remplir les taches d’un/une secrétaire de direction. La mission principale de l’assistant(e) est de décharger son superviseur de toutes les préoccupations administratives et de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité. En fournissant un soutien de haut niveau, il/elle jouera le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs du Directeur.

En cette qualité, il/elle est chargé(e) notamment de Tâches spécifiques et responsabilités suivantes :

Assistance de la direction

• Assister le Directeur Régional dans ses fonctions de Directeur et dans ses relations avec le Siege de PACT à Washington, les bureaux de PACT de la Région, les autres organisations, ainsi qu’avec les différents partenaires, Bailleurs et intervenants qui interagissent avec l’organisation,
• Organiser l’agenda du Directeur pour les appels, les réunions, les rendez-vous et les voyages. Proposer un réaménagement de l’agenda si nécessaire,   
• Sur demande de son superviseur, préparer les réponses en anglais et/ou en français  aux courriers entrants (électronique et papier).
• Traitez les informations confidentielles et les problèmes sensibles de manière fiable.
• Gérer de manière proactive les courriels, les bacs et l’agenda du directeur de pays, et s’assurer que la priorité appropriée est accordée et que des mesures sont prises en conséquence.
• Organiser les ateliers et assister, le cas échéant, à des réunions-débats, rédiger / éditer des notes (PV) et des points d'action à l'attention du Directeur Régional.
• Participer à la rédaction et à la production des rapports et faire le suivi des recommandations et assurer le classement et l’archivage des tous les documents importants,
• Planifier les voyages du Directeur Régional et assurer à cet effet une logistique efficace
• Organiser et participer aux différentes réunions des staffs et en établir et partager les PV de ces réunions. Coordonner et faire le suivi des diverses actions résultant desdites réunions.
• Assurer, au nom et au compte du Directeur, la liaison et garder contact avec le gouvernement, les autres ONG et les Entreprises partenaires du secteur privé.  Représenter le Directeur dans certaines réunions.  

Autres taches

• En collaboration avec la logistique et l’administration, se rassurer du bon fonctionnement et de l’entretien des matériels informatiques, du renouvellement des fournitures de Bureau et du service café.
• Assurer la convivialité, la viabilité, l’hygiène et l’attraction physique du Bureau national.
• Taper, traiter et archiver la correspondance, les rapports et autres documents.
• Gérez l’agenda du directeur pays pour assurer que son temps est utilisé de manière efficace et appropriée.

Profil recherché

• Diplôme universitaire en administration ou dans un domaine apparenté
• Un minimum de 3 ans d’expérience comme assistant de direction de préférence dans une organisation ou une entreprise internationale
• Connaissance parfaite de l’anglais (parlé, écrit) et de français.
• Recevant les visiteurs de son supérieur, agissant souvent en son nom, tant en externe qu’en externe, il/elle doit avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite.
• La maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, création et gestion de feuilles de calcul, saisie de texte, Internet, PowerPoint, Outlook,…)
• Fortes compétences en communication écrite et orale
• Haut niveau de tact et de diplomatie et aptitude à utiliser les styles et les méthodes de communication appropriés pour assurer un service client professionnel et personnel.
• Faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression.
• Aptitude confirmée à rester calme, concentré et organisé en vue d’obtenir des résultats dans les délais impartis sous pression et dans des circonstances qui changent rapidement.
• Gérer les priorités qui arrivent à l’improviste, et travailler avec méthode et organisation en apportant une attention aux détails.
• Proactivité, esprit d’équipe, professionnalisme, discrétion, capacité de prendre des initiatives et de travailler de manière autonome

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Composition du dossier et dépôt des candidatures

Les dossiers seront composés d’une lettre de motivation, et d’un cv actualisé avec trois personnes de référence et leurs contacts.  N’envoyez pas d’autres documents SVP. Ils vous seront demandés au besoin. Les dossiers sont à transmettre au plus tard le 9 Septembre 2019 par Email à l’adresse suivante :RecruitmentDRC@pactworld.org  avec comme objet uniquement :Assistant(e) de Direction.

Ne seront contacté(e)s que ceux/celles qui seront sélectionné(e)s

Société :PACT

Site Internet :

Email :RecruitmentDRC@pactworld.org