AVIS DE RECRUTEMENT N°006/ ASS.ADMIN/EDC/ATE/2023

A Propos de l'Organisation

Fondée en 1958, Education Development Center (EDC) est une organisation internationale à but non lucratif qui met en œuvre des programmes d’éducation, de santé et de développement économique dans le monde entier. Notre travail inclut de la recherche, de la formation, du matériel et des stratégies pédagogiques, avec des activités allant de projets pilotes à des initiatives à grande échelle. EDC jouit d’une réputation internationale pour son excellence dans la gestion des programmes, dans la gestion de ses ressources financières et pour l’impact de son travail. Nous comptons en moyenne 1200 collaborateurs, dont 800 aux États-Unis et 400 dans le reste du monde. EDC à son siège dans l’Etat de Massachusetts aux États-Unis, avec des bureaux à Washington, DC., New York City, Chicago et une présence dans 22 autres pays. EDC est dévouée à la diversité dans le milieu professionnel.

Description du projet

Le projet nommé USAID Apprendre Tous Ensemble ! (ATE) est une initiative quinquennale financée par l'USAID qui vise à répondre aux besoins éducatifs des enfants vivant dans les provinces de l'Équateur, du Tanganyika et du Maniema en République Démocratique du Congo (RDC), ainsi que des enfants vivant dans les banlieues de la capitale, Kinshasa. ATE s'appuie sur l'expérience antérieure de l'USAID/RDC pour soutenir l'amélioration de la qualité des résultats en matière de lecture, d'alphabétisation et d'apprentissage social et émotionnel (ASE) afin de s'assurer que les enfants âgés de 6 à 9 ans dans certaines zones marginalisées et mal desservies de l'Équateur, du Maniema, du Tanganyika et de Kinshasa acquièrent des compétences fondamentales en matière d'alphabétisation et d'apprentissage social et émotionnel leur permettant de fonctionner à l'école au niveau de la deuxième année ou plus. Le projet ATE est un consortium de trois partenaires internationaux dont EDC assure le lead, IRC et Alfalit.

Dans le cadre de support au bureau de projet ATE, EDC cherche à recruter un(e) Assistant(e) administratif(ve). Le poste est basé à Kinshasa, Ville capitale de la République Démocratique du Congo.

Description du poste

Le rôle principal de l'Assistant(e) administratif(ve) est de fournir un soutien administratif et logistique général de bureau incluant l’appui nécessaire aux différents départements et bureaux-terrains du projet. Il/elle travaillera très étroitement avec les membres de l’équipe d’administration et de finance sous la supervision directe du Gestionnaire des Acquisitions et Opérations.

Le soutien administratif et logistique fourni dans son rôle au sein de l’équipe devra assurer un bon déroulement des activités du projet ATE, et un environnement de travail efficace, productif et sûr pour le personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les fournisseurs, ainsi que les partenaires du projet. Aucune relocalisation n'est disponible avec ce poste.

FONCTIONS ESSENTIELLES

Les fonctions essentielles comprennent (à titre non limitatif):

• Apporter de manière professionnelle un soutien administratif et logistique général au bureau principal du projet ATE à Kinshasa ;
• Assurer les tâches administratives de routine et du secrétariat : accueil et orientation des visiteurs, traitement du courrier (entrant et sortant), rédaction et saisie des correspondances, des comptes rendus, des documents techniques et autres, la tenue des documents importants du projet mis à sa disposition (maintenir à jour le classement des documents et les archives) ;
• Prendre les dispositions logistiques pour les voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport, transport et expédition des matériels et équipements du projet), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d’exécution des bons de commandes avec les fournisseurs sélectionnés;
• Assister dans les acquisitions tout en servant de point d’entrée du processus d’achat des biens et services (réception des réquisitions/demandes d’achat avec documentation de support pour collecte des signatures et approbations requises, collecte des cotations),
• Assurer la gestion des crédits de communication et Internet du staff, la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau et carburants véhicule/moto/générateur (y compris le classement hebdomadaire des fiches d’utilisation journalière) et assister dans les inventaires (tagging, tracking, spot checks) ;
• Assurer la tenue de la petite caisse du projet (demande d’approvisionnement, livre de caisse, bons de paiement, pièces justificatives d’encaissement et de décaissement, comptage de cash, rapportage) suivant les directives du Manuel de politique et procédures de EDC ;
• Assurer le suivi des travaux exécutés par les prestataires des travaux de maintenance du bureau, l’approvisionnement permanent en eau potable et d’usage commun, ainsi que l’ordre du bureau ;
• Vérifier chaque jour que le matériel informatique et électroménager, les meubles de bureau, et le matériel roulant fonctionnent normalement ;
• Autres tâches et responsabilités liées au poste, telles qu'assignées par le superviseur.

Cette description des tâches n’est pas une liste complète des tâches et responsabilités associées à ce poste d’Assistant administratif. Elle est une indication générale des tâches et responsabilités et servira dans l’accomplissement du travail.

Qualifications

• Enseignement supérieur ou diplôme universitaire avec expérience professionnelle requise ;
• Un minimum de 5 ans d'expérience professionnelle dont au moins trois ans dans un poste similaire au sein d’une ONG internationale ;
• Connaissance des politiques standard de l’USAID, un atout supplémentaire ;
• Connaissance de l'équipement de bureau standard, du télécopieur, du scanner et du photocopieur ;
• Expérience avec l'utilisation des applications de Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• Des connaissances en informatique sont requises ;
• Maîtrise du français (écrit et parlé) et bonne connaissance de l’anglais

Habilités, Aptitudes et Compétences requises :

• Savoir définir les objectifs de performance pour les tâches et responsabilités liées à ce poste.
• Avoir l’esprit d’équipe, faire preuve de bonnes capacités relationnelles et être capable de travailler dans un milieu interculturel et multiforme.
• Etre en mesure de communiquer à tous les niveaux, et de répondre rapidement aux questions et diverses demandes de manière professionnelle.;
• Être capable de travailler sous pression, et faire preuve de proactivité, de capacité et de sens de responsabilité en situation d’autonomie.
• Faire preuve d’intégrité, d’une très grande discrétion, de professionnalisme avec capacité à observer scrupuleusement les directives et à se conformer aux procédures règlementaires de l’organisation ;

Informations complémentaires

Les candidat(e)s qualifié(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre leur curriculum vitae (CV) avec au moins trois personnes de référence (contacts accessibles et vérifiables : noms, fonction, adresse électronique, numéro de téléphone) en lien avec la carrière professionnelle, une lettre de motivation, des copies des pièces scolaires/académiques, des attestations de services rendus, et une copie de la carte de demandeur d’emploi pour les sans emploi au plus tard le 21 août 2023 à 16h00 (heure de Kinshasa, RDC) en allant sur le lien :https://smrtr.io/g35Pm

Note importante : Le recrutement est fait localement. Ainsi tout candidat hors de la ville de Kinshasa qui se trouvera être retenu, prendra en charge les frais de son déplacement et installation au lieu prévu du travail.

Seuls les dossiers qui répondent aux profils et qualifications exigés seront traités et les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s à un entretien. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

EDC s'engage à promouvoir la diversité en milieu de travail. EDC offre un environnement de travail favorable, une rémunération concurrentielle et un excellent programme d'avantages sociaux.