Poste à pourvoir : Assistant Administratif(ve)

Durée du Contrat : Une (1) année avec possibilité de renouvellement

Lieu d’exécution du Poste : Kinshasa, RDC

Supérieur hiérarchique : Responsable des RH et Administration

*Date de clôture 20 Sept 2023

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision de responsable des Ressources humaines et Administration, l’assistant administratif est responsable des tâches opérationnelles, de bureau et administratives du projet. Il/elle aidera à faire le scannage des documents, gérer l’archivage des documents, traiter le courrier appuyer l’exécution des événements du projet par la coordination avec l’équipe des opérations de tous les aspects de contact avec l’extérieur. Il/elle doit apporter le soutien administratif tout en respectant les exigences et politiques générales de DAI et celles de l’USAID. Il/elle traitera la correspondance générale, et exécutera les autres tâches en rapport avec la gestion de bureau et les activités organisées par le staff technique du projet. Il sera sous la supervision du responsable du bureau et des ressources humaines. Il/elle appuiera à la gestion de la petite caisse.

RESPONSABILITES

• Gérer les tâches administratives de routine, notamment répondre aux appels, recevoir du courrier et des communications électroniques, et acheminer les messages et les informations vers les personnes appropriées.
• Organiser et maintenir les dossiers administratifs.
• Coordonner tous les rafraîchissements pour les réunions et les formations.
• Procéder à la saisie des données et à la gestion des dossiers pour tous les aspects de l'administration du service des opérations.
• Maintenir les fournitures de bureau, à commander des remplacements et à assurer l'exactitude des registres de stock.
• Soutenir l'équipe des opérations pour tous les besoins de classement, d'impression, de copie et de numérisation.
• Préparez toutes les annonces du personnel comme indiqué.
• Traitez toutes dépenses ou petite caisse en temps opportun.
• Fournir un soutien aux activités et événements du projet selon les besoins, y compris la coordination avec les lieux d'événements et servir de rapporteur d'événement sur demande.
• Autres tâches assignées.
• Coordonner les rendez-vous de l’équipe de gestion du projet (CoP et DCoP)

QUALIFICATIONS

• Avoir un diplôme d’études supérieures en Administration, en sciences de gestion, sciences sociales ou tout autre domaine similaire.
• Avoir d’expérience dans la gestion administration et dans l’organisation de la logistique des réunions et gestion de bureau.
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans dans un poste similaire avec des ONG Internationales, de préférence être familier avec les politiques et procédure de USAID.
• Avoir la connaissance des exiges des bailleurs internationaux, principalement ceux de USAID.
• Être intègre, autonome et travail avec peu de supervision
• Avoir l’esprit d’équipe, faire preuve de bonnes capacités relationnelles et être capable de collaborer dans un milieu interculturel et multiforme.
• Avoir une forte capacité communicationnelle et compétences interpersonnelles. Répondre rapidement aux questions et de manière professionnelle
• Posséder d’excellentes compétences en rédaction et présentation (Français et Anglais).
• Etre capable de travailler sous pression, et faire preuve de capacité et de responsabilité en situation d’autonomie.
• Excellente connaissance de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

How to apply

COMMENT POSTULER

• Allez sur le lien suivant : https://fs23.formsite.com/OLJTgx/sc13wvwt6d/index pour postuler
• Les candidatures doivent être reçues le plus tôt que possible car la sélection est active au fur et à mesure. Date de clôture 20 Sept 2023.
• Les candidatures ne répondant pas aux directives de candidature ci-dessus ne pourront pas être prises en compte.
• Seuls les candidats présélectionnés seront informés et convoqué pour entretien
• Aucune demande de renseignements par téléphone ou par email n’est tolérée.