Org. Réglage et rapport
Ce poste est situé dans la Division des opérations et du plaidoyer (OAD) du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA). OCHA est la partie du Secrétariat des Nations Unies chargée de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux urgences. La mission d'OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux afin d'alléger la souffrance humaine lors de catastrophes et d'urgences ; défendre les droits des personnes dans le besoin; promouvoir la préparation et la prévention et faciliter les solutions durables.
Cette offre d'emploi spécifique au poste est publiée pour le poste d'agent administratif et est située à Kinshasa, République démocratique du Congo (RDC). Le titulaire relève du chef de bureau (HoO) OCHA RDC.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'agent administratif sera responsable des tâches suivantes :
I. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
• Initier et coordonner des actions couvrant l'ensemble des activités des ressources humaines, par exemple, le recrutement, le placement, la promotion, l'évaluation des performances, les postes vacants, les révisions de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc. l'application des règles et procédures de l'ONU.
• Fournir des conseils d'expert concernant les conditions d'emploi, les devoirs et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits prévus par les Statut et Règlement du personnel.
• Représenter l'Unité auprès des jurys et des organes de nomination. Participer à des jurys d'entretien pour le recrutement du personnel administratif (tant international que national).
• Examiner les rapports d'occupation des postes à des fins de gestion des postes vacants et de contrôle du tableau des effectifs.
• Diriger, superviser et coordonner la préparation et la mise en œuvre du programme de travail et du budget pour assurer la compatibilité avec les priorités et les objectifs de travail, en tenant compte de l'utilisation la plus efficace des ressources.
• Superviser le recrutement du personnel national, y compris la gestion des postes vacants et le processus de sélection du personnel.
• Avec le chef de bureau, élaborer des plans de développement du personnel et identifier des cours de formation et d'autres activités de développement de carrière.
• Développer et gérer des programmes d'orientation/d'initiation pour les membres du personnel nouvellement recrutés.
II. BUDGET ET FINANCES :
• Servir d'agent administratif principal pour un bureau extérieur d'OCHA et des sous-bureaux (le cas échéant), y compris fournir des conseils sur la structure administrative, les systèmes de contrôle interne, la mise en œuvre des règles, règlements et directives financiers de l'ONU, l'utilisation de formulaires officiels, de protocoles, etc.
• Gérer et conseiller le chef de bureau sur le processus de planification des coûts, y compris les estimations de coûts, le redéploiement des fonds, le cas échéant, les plans de dotation en personnel et la justification des dépenses.
• Surveiller les dépenses du bureau de terrain d'OCHA par rapport aux plans de coûts approuvés, en assurant une vérification et un rapprochement réguliers des frais facturés par le PNUD ou d'autres prestataires de services locaux au nom d'OCHA.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et les allocations fournies à des tiers.
• Assurer l'établissement de rapports sur les questions financières et administratives, y compris pour le siège et les donateurs.
• Évaluer et analyser les besoins de contributions des donateurs, élaborer des plans d'approvisionnement et superviser les achats en coordination avec le PNUD ou d'autres prestataires de services locaux et le bureau administratif d'OCHA.
• Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations/conclusions d'audit.
III. ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• Gérer et surveiller l'unité administrative et financière d'un bureau extérieur désigné, en veillant à ce que les objectifs et les plans de travail individuels et de l'unité soient atteints et en fournissant, sur une base régulière, un soutien et des conseils solides au personnel administratif sur le terrain.
• Conduire et négocier des accords administratifs tels que des arrangements de partage des coûts, la prestation de services, etc. avec des tiers, en particulier le PNUD en tant que principal fournisseur de services d'OCHA pour les activités sur le terrain.
• Superviser et surveiller les dispositions logistiques pour les bureaux régionaux/de terrain d'OCHA, la gestion des actifs, les achats, les voyages de mission, les ateliers, les conférences et les séminaires.
• Représenter le bureau extérieur d'OCHA aux réunions/forums/séminaires administratifs inter-agences.
• Contribuer à la mise en œuvre de la Business Operations Strategy (BOS) en relation avec les autres agences des Nations Unies.
• S'assurer que les locaux du bureau sont bien entretenus et pourvus de services communs.
• Superviser l'identification des besoins en bureautique et l'entretien de l'équipement, des logiciels et des systèmes.
• Fournir une solide capacité administrative de pointe pour les autres bureaux extérieurs et sous-bureaux, selon les besoins.
• Effectuer d'autres tâches et/ou affectations selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Compétence technique et expérience avérée dans l'administration générale, en mettant l'accent sur les activités financières, et bonne connaissance des règles et règlements financiers des Nations Unies ainsi que des pratiques comptables ; bonne compréhension de l'administration générale et de la gestion des ressources humaines; compétence en matière de soutien administratif pour les activités de terrain. Solide expérience du travail organisationnel et de la planification des coûts avec la capacité d'établir des priorités et de planifier, coordonner et suivre son propre plan de travail et ceux sous la supervision ; capacité à identifier les activités prioritaires et à les ajuster. Servir de manière proactive le personnel et les autres clients pour proposer des solutions appropriées. Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFIER et ORGANISER : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
RESPONSABILISATION : Assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l'organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l'unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux (2) années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L'expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l'administration, les finances, la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou tout autre domaine connexe est requis.
Une expérience pertinente sur le terrain (environnement réel où une mission et/ou un projet est mis en œuvre) dans des situations d'urgence (urgence complexe ou catastrophe naturelle) est souhaitable.
Une expérience dans les modules Finance/Administration du système ERP (Enterprise Resource Planning) est souhaitable.
Une expérience de la gestion de questions financières dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale comparable est souhaitable.
Langues
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l'anglais et du français est requise. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est souhaitable.
Évaluation
L'évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est financé pour une durée déterminée d'un an. La prolongation de la nomination est subordonnée à la prolongation du mandat et à la disponibilité des fonds. Les agents sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.
Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste. Un dossier impeccable en matière d'intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel.
Les candidats externes (y compris les personnes nommées à titre temporaire par l'OCHA et le personnel de terrain national de l'OCHA) qui sont sélectionnés pour un poste dans les lieux d'affectation hors Siège peuvent être stratégiquement placés sur un engagement à durée déterminée limité à un poste spécifique ou à un bureau de pays spécifique conformément au paragraphe 2.2 ( b) de l'instruction administrative ST/AI/2013/1 sur l'administration des engagements de durée déterminée qui prévoit qu'un ALE peut être accordé aux personnes qui sont "(b) Sélectionnées mais non examinées par un organe d'examen du Secrétariat pour des engagements limités à des postes spécifiques entités ».
Considérations relatives aux Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l'article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence et d'intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s'ils ont commis des violations du droit international des droits de l'homme, des violations du droit international humanitaire, de l'exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire qu'ils ont été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tentative d'abus d'une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s'y limiter, le profit monétaire, social ou politique de l'exploitation sexuelle d'autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l'intrusion physique réelle ou imminente de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu'un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l'environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l'auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu'un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l'environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l'auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu'un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l'environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l'auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l'auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l'auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi.
Il sera dûment tenu compte de l'importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L'Organisation des Nations Unies n'impose aucune restriction à l'éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d'égalité à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeurs.
La considération primordiale lors de la nomination, du transfert ou de la promotion du personnel doit être la nécessité d'assurer les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence et d'intégrité. En acceptant une offre d'engagement, les fonctionnaires de l'ONU sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et sont affectés par lui à toute activité ou bureau de l'ONU conformément à l'article 1.2 c) du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de se déplacer périodiquement pour s'acquitter de nouvelles fonctions dans ou entre les lieux d'affectation dans les conditions établies par le Secrétaire général.
Les candidats sont priés de suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du candidat, accessible en cliquant sur l'hyperlien « Manuels » dans le coin supérieur droit de la page d'accueil du titulaire de compte inspira.
L'évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature conformément aux critères d'évaluation de l'offre d'emploi et aux législations internes applicables des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et Règlement du personnel, textes administratifs et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l'offre d'emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne doit être apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement pris en considération pour la sélection seront soumis à des vérifications de références pour vérifier les informations fournies dans la candidature.
Les offres d'emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23h59 (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
LES NATIONS UNIES NE FACTURENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, RENCONTRE D'ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE SONT PAS CONCERNÉES PAR LES INFORMATIONS CONCERNANT LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
