Administrative and Finance Assistant/Officer

USAID Solutions for Peace and Recovery,

Location: Goma, DRC

Project Summary:

The goal of the Solutions for Peace and Recovery (SPR) program, implemented in eastern DRC (North Kivu and South Kivu), is to increase social cohesion through inclusion of women and marginalized groups in community-based conflict analysis, prevention, resolution, and recovery. SPR provides USAID/DRC with the ability to respond to dynamic, time-sensitive, and/or unique opportunities to reinforce peace and prevent or assist in the recovery from conflict in areas that are strategically important to the stability of eastern DRC.

Position Summary:

The Administrative and Finance Assistant/Officer, based in Goma, North Kivu, will support finance, administrative and operational tasks to support the smooth operation of the SPR project. The Administrative and Finance Assistant/Officer will report directly to the Finance and Compliance Manager (FCM).

**This position is open to Congolese Nationals only

Responsibilities:

1. Finance:

2. Receive vendors invoices to be recorded in the invoice tracking list

3. Prepare day-to-day accounting & financial paperwork for approval by the FCM

4. Manage petty cash, process travel expenses and cash advance disbursements

5. Elaborate various operating budgets and wire forecast requests to be submitted to HQ for MSI bank account replenishment for FCM approval.
6. Prepare different payments for vendors and MSI staff, deposit/withdraw funds or wire transfer to/from the bank for project operations
7. Prepare bank statements, reconciliation and other various periodic reports for supervisor approval
8. Follow up on the travel advances disbursed to MSI staff and consultants for liquidation
9. Support financial and accounting operations to complete transactions related to day-to-day procurement
10. Support the Finance and Compliance Manager to ensure accurate timecard keeping by performing periodic checks and reviews
11. Maintain Goma office financial files, databases and assist with recording financial transactions
12. Serving as focal point for reception of all financial and administrative documents to be sent to Bukavu main office by the Procurement and Logistics Assistant (PLA)

13. And providing all other financial support in Goma as needed

14. Administration:

15. Support SPR events and trainings by working with vendors and preparing and stocking venues as needed

16. Provide administrative support to prepare documents, manage meeting space and materials needed and take and verify minutes of meetings in collaboration with PLA

17. Manage effective filing and documentation of all project payments and tracking of the tax declaration in accordance with DRC legal and regulatory requirements

18. Work with PLA to manage and maintain office bulletin board to track staff movements and provide general communications to staff
19. Manage and maintain office leave calendar for all project staff
20. Ensure supervision of office maintenance and work with consortium partner to address maintenance gaps as needed
21. Work with the PLA to communicate with consortium members managing supplies & ensure availability of day-to-day office items
22. Coordinate with PLA to arrange travels, including researching and booking flights and hotels
23. Perform follow up calls to check in with project vendors, provide confirmation of receipt of official correspondence, make reservations, and manage other communications as needed
24. Serve as the focal point for all hard copy communications received in Goma and share, file and track these correspondences as needed.
25. Serve as the primary point of contact for developing formal written responses to correspondence
26. Travel to Bukavu office as requested to support administrative and financial tasks in both SPR project offices
27. And any other administrative assignments as determined by project needs.

Qualifications:

• Minimum two (3) years of experience in finance and administrative and/or operational management, preferably with an international organization.
• Bachelor's degree in administration, economy, finance, accounting or related discipline preferred.
• Strong attention to detail and ability to follow instructions.
• Strong written and oral communications skills required.
• Discretion and respect for confidentiality required.
• Knowledgeable in MS office programs (Word, PowerPoint, Excel) required.
• Experience working under USAID-funded programs preferred.
• French fluency required and English proficiency a plus.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Administrative and Finance Assistant/Officer

USAID Solutions for Peace and Recovery,

Location: Goma, DRC

Profile de lorganisation :

MSI, une compagnie Tetra Tech, est une socit de dveloppement international base dans la rgion mtropolitaine de Washington, DC, avec 35 ans d'exprience dans le dveloppement travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'valuation (S&E), du dveloppement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI a men de nombreux projets dans 90 pays travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, l'Afghanistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s'est associe de nombreuses organisations provenant de tous les secteurs du dveloppement international afin de soutenir des clients tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, ainsi que des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de rflexion, des fondations et des universits. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web l'adresse www.msiworldwide.com .

Rsum du Projet :

L'objectif du programme Solutions for Peace and Recovery (SPR), mis en uvre dans l'est de la RDC (Nord-Kivu et Sud-Kivu), est de faire grandir la cohsion sociale par l'inclusion des femmes et des groupes marginaliss dans l'analyse, la prvention, la rsolution et le redressement des conflits au niveau communautaire. SPR fournit l'USAID/RDC la capacit de rpondre des opportunits dynamiques, urgentes et/ou uniques pour renforcer la paix et de prvenir ou d'aider au relvement suite un conflit dans des zones qui sont stratgiquement importantes pour la stabilit de l'est de la RDC.

Rsum du Poste :

L'assistant/officier administratif et financier, bas Goma, Nord-Kivu, soutiendra les tches financires, administratives et oprationnelles afin dassurer le bon fonctionnement du projet SPR. Lassistant/officier administratif et financier rpondra directement au Manager des Finances et de la Conformit (FCM).

**** Ce poste est rserv aux citoyens congolais. **

Responsabilits :

1. Finance :

2. Recevoir les factures des fournisseurs enregistrer dans la liste de suivi des factures,

3. Prparer les documents comptables et financiers quotidiens pour assurer la validation du FCM,

4. Grer la petite caisse, traiter les frais de dplacement et la distribution davances de fonds,

5. laborer divers budgets d'opration et demandes de prvisions de virements soumettre au QG pour le rapprovisionnement des comptes bancaires de MSI pour assurer la validation du FCM,
6. Prparer les paiements pour les fournisseurs et le staff MSI, dposer/retirer des fonds ou effectuer des virements bancaires pour les oprations du projet,
7. Prparer les relevs bancaires, les rapprochements bancaires et d'autres rapports priodiques pour assurer la validation du responsable,
8. Mener le suivi des avances de voyage verses au personnel et aux consultants de MSI pour assurer la liquidation,
9. Soutenir les oprations financires et comptables afin de complter les transactions lies l'approvisionnement quotidien,
10. Soutenir le FCM afin d'assurer la justesse des feuilles de temps en effectuant des vrifications priodiques,
11. Tenir jour les dossiers financiers et les bases de donnes du bureau de Goma et aider l'enregistrement de transactions financires,
12. Servir de point de relai pour la rception de tous les documents financiers et administratifs devant tre envoys au bureau principal de Bukavu par l'assistant pour les achats et la logistique (PLA),

13. Et assurer tout autre soutien financier Goma selon les besoins.

14. Administration:

15. Soutenir les vnements et les formations de SPR en travaillant avec les fournisseurs et en prparant et en stockant les sites selon les besoins

16. Assurer un soutien administratif dans la prparation de documents, la grance du matriel ncessaire et de l'espace de runion et la rdaction/vrification des procs-verbaux des runions en collaboration avec le PLA

17. Grer efficacement le dpt et la documentation de tous les paiements du projet et le suivi de la dclaration fiscale conformment aux exigences lgales et rglementaires de la RDC

18. Travailler en collaboration avec to PLA afin de grer et tenir jour le tableau d'affichage du bureau pour suivre les mouvements de personnel et fournir des communications gnrales au staff
19. Grer et maintenir le suivi du calendrier des congs du bureau pour lintgralit du personnel sur le projet, assurer la supervision de l'entretien du bureau et travailler en collaboration avec le partenaire du consortium pour adresser les lacunes de maintien selon les besoins
20. Travailler en collaboration avec le PLA afin de communiquer avec les membres du consortium soccupant du fournissement et assurer la disponibilit darticles courants du bureau
21. Coordonner l'organisation des voyages avec l'APL, y compris pour la recherche et la rservation de vols et d'htels
22. Effectuer des appels de suivi pour vrifier auprs des fournisseurs de projets, confirmer la rception de la correspondance officielle, faire des rservations et grer d'autres communications au besoin
23. Servir de point de relai pour toutes communications en format papier Goma et partager, documenter et suivre ces correspondances selon les besoins
24. Servir de point de contact pour le dveloppement de rponses crites aux correspondances
25. Voyager au bureau de Bukavu selon la demande de la direction afin de soutenir les tches administratives et financires dans les deux bureaux SPR
26. Et toute autre tche dtermine par les besoins du projet.

Qualifications :

• Au moins trois (3) ans d'exprience en finance et en gestion administrative et/ou oprationnelle, prfrablement au sein d'une organisation internationale.
• Un diplme en administration, en conomie, en finance, en comptabilit ou dans une discipline similaire sera prioris.
• Une forte attention au dtail et une capacit de suivre les instructions.
• Fortes comptences en communication orale et crite sont requises.
• Discrtion et respect de la confidentialit est requise.
• Connaissance des programmes MS Office (Word, PowerPoint, Excel) est requise.
• Exprience au sein dun projet USAID sera priorise.
• La matrise du franais est requise et la connaissance de l'anglais est un atout.

PI115660749

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