Date de prise de fonction souhaitée : 01/06/2020

Durée de la mission : 6 mois

Localisation : Ituri

QUE FAISONS NOUS…

Solidarités International intervient en RDC depuis 2007 dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens d’existence, de l’eau hygiène et assainissement, de la construction/ réhabilitation d’abris et dans la distribution d’articles ménagers essentiels. Ces projets répondent aux besoins humanitaires des populations déplacées et hôtes sur le Tanganyika, l’Ituri, et les Kivus.

Nos programmes couvrent la réponse d’urgence (via notamment le mécanisme du RRMP), mais aussi des activités plus durables (réhabilitation de réseau d’eau, production locale de chlore, DRR…) et illustrent la stratégie choisie par la mission, à savoir le maintien d’une capacité forte de réponse d’urgence(notamment aux déplacements de populations) tout en développant des solutions durables aux problématiques qui affectent la population du pays, et la lutte contre les maladies à caractère épidémique.

La mission:

La mission est composée d’une coordination basée à Goma, d‘un bureau de représentation à Kinshasa, 1 base opérationnelle de Goma, de 2 bases : Grand Nord Kivu avec une Base à Béni (avec une sous base à Butembo) et en Ituri avec une Base à Bunia et plusieurs sous-bases opérationnelles sur le territoire.

Le volume financier de la mission pour 2019 s’élève à environ 15 millions d’euros, avec un portefeuille programmatique d’une vingtaine de projets différents. Solidarités International est engagé dans plusieurs consortiums avec d’autres ONGs Internationales, certains en tant que lead, et entend poursuivre les réponses conjointes entreprises avec ses partenaires.

Les équipes sont composées de 25 expatriés et environ 200 employés nationaux.

La base :

L’admin base sera basé sur la base de Béni (90 staffs). Le volume de la base est d’environ 8 millions USD (ECHO, CIAA, DFID, FH).

Projets en cours :

• Distribution de cash, de coupons pour AME (Articles ménager essentiel) ou Vivres,
• Intervention EHA (réhabilitation point d’eau, puits, promotion à l’hygiène),
• Intervention SECAL (Sécurité alimentaire, Distributions de semences).

Le poste :

Sous l’autorité hiérarchique de : Coordinateur terrain, Ituri

Autorité hiérarchique sur : ensemble de l’équipe administrative base [Assistant Admin Fin ; Assistante Admin RH]

Sous l’autorité fonctionnelle de:- Coordinateur/trice Administratif Financier (CAF) & Coordinatrice/teur Ressources Humaines Coordo RH

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision des coordinateurs financiers et RH, l’administrateur assure la gestion administrative, RH, comptable et financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International. Elle/Il supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de programmes. Elle/Il est également le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base. Elle/Il appuie, suit et forme les membres de son équipe administrative.

Principales responsabilités :

• Gestion administrative du personnel :

  • Participer à l’accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif.
  • Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base.
  • Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International.
  • Superviser la rédaction et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
  • S’assurer de la mise en place des Evaluations d’Appréciation des Performances (EAP) selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
  • Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
  • Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
  • Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
  • Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
  • Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
  • Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
  • Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
  • Organiser les réunions et la communication avec le personnel
  • Suivre l’évolution du coût de la vie
  • Tenir à jour l’organigramme de la base

  Gestion d’équipe

  • Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
  • Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative sur sa base d’affectation
  • Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
  • Animer les réunions de l’équipe administrative

  Trésorerie / comptabilité :

  • Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
  • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
  • Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec le logisticien et les responsables programmes
  • Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
  • Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
  • Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
  • Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
  • Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
  • Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination

  Suivi budgétaire / financements :

  • Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
  • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
  • Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
  • Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
  • Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
  • Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
  • Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets

  Gestion administrative de la mission

  • Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
  • Participer au choix des locaux Solidarités International
  • Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance

  Reporting / communication :

  • Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
  • Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
  • Superviser l’envoi des archives administratives en coordination
  • Assurer le reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarités

Enjeux et défis spécifiques :

• Volume RH d’environ 90 Staff
• Vagues de recrutements à prévoir avec la signature de nouveaux projets
• Enjeux en termes de couverture financière des équipes programmes d’urgence
• Projets d’urgence
• Intervention d’urgence – 30 jours pour intervenir suite à une alerte
• Contexte humanitaire et sécuritaire instable
• Les activités intègrent l’organisation de Foires et distribution de CASH
• Faire preuve d’une forte capacité à s’adapter
• Interventions ont lieu dans des zones difficiles d’accès, longues missions terrain : enjeux en termes de gestion des fonds et des avances opérationnelles
• Collaboration interdépartementale
• Communication et transfert d’information avec les autres départements primordiale
• Travail en collaboration avec 4 RPs différents, 1 Resp MEAL et 1 log

Priorités pour les 2-3 premiers mois :

• Dans le cadre des objectifs 2020 sur la mission :
• Parvenir à respecter le cycle financier et ses différentes échéances (soumission du pack comptable, du pack financier)
• Dans l’hypothèse de l’ouverture d’une sous-base :
• accompagner le processus d’ouverture de base et assurer la mise en place des procédures admin/fin/RH sur cette sous-base
• Assurer un appui auprès des différents départements (programme, MEAL, log) en organisant des formations spécifiques et en assurant une présence admin/fin sur le terrain (missions terrain de la part des assistants)
• Accompagner la mise en place du nouveau ROI et pack de rémunération sur la mission
• En collaboration avec la coordination RH – accompagner la mise en place d’un plan de formation sur la base

VOTRE PROFIL

Compétences/expériences spécifiques requises :

• Formation supérieure en administration et/ou en gestion financière (Bioforce, école de commerce, etc…); Formation en gestion des ressources humaines est un plus.
• Expérience préalable en mission humanitaire dans le domaine Administratif, financier et ressources humaines.
• Capacité de management d’équipes.

Informatique :

• Excellente maîtrise des logiciels bureautiques en particulier le Pack Office (Word, Excel…).
• Connaissance des logiciels de gestion comptable et RH (SAGA et Homère)

Qualités :

• Diplomatie, rigueur, calme
• Dynamisme, proactivité
• Grosse capacité de travail
• Résistance au stress
• Fortes capacités de communication

Langue : Excellente maîtrise du français écrit et oral est nécessaire.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

Poste salarié :
Selon l’expérience, à partir de 1980 euros brut par mois, ( 1800 euros de salaire de base + 10% de prime de congés payés versés mensuellement), +Per Diem mensuel de 500 dollars.

SI prend également en charge les frais d’hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission.

Couverture sociale :

L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

*Solidarités INTERNATIONAL suivant les recommandations de l’OMS, la vaccination contre la maladie à virus Ebola et la prise d’une prophylaxie antipaludique est indispensable pour être déployé sur Zone**.*

Break : En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois avec une allocation de 850 USD.

Nous venons de modifier cette politique : sur la base d’une mission de 1 an, breaks de 7 jours ouvrés à 3 , 6 et 9 mois de mission (avec une participation de 850 USD versée par Solidarités).
A ces temps de break, il faut ajouter l’octroi d’1 jour de repos supplémentaire par mois travaillé> soit 12 jours en + pour un contrat d’1 an.

CONDITIONS DE VIE :

Les conditions de vie dans la guest sont bonnes et la maison est agréable et confortable. Plusieurs autres ONGs sont présentes sur place et il existe plusieurs endroits où se détendre hors des heures de travail. La zone reste fortement volatile et des règles sécuritaires strictes sont néanmoins en place.

• Chambre individuelle
• Espaces commun (cuisine, salon, douches/toilettes) – vie en communauté
• Maison GH spacieuse – grand, beau jardin
• Electricité 24/7 (générateur/réseau local) – coupures peu fréquentes.
• Canal + (multi-chaines
• L’eau Chaude – cuisine/douches
• Badminton ; ping-pong, jeux