Adjoint(e) de services communs - Réception

https://dotation-erp.international.gc.ca/fr/carrieres/-adjointe-de-services-communs-reception-knsha-107405-fr_ca

Numéro du processus de sélection: 107405-6
Échelle salariale: 22,658 USD + avantages sociaux – NON NÉGOCIABLE
Type du contrat: Période indéterminée (Temps plein)
Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en/au République démocratique du Congo
Fonction du poste: Administratif
Classification: LE - A2
Lieu: l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo
Nombre de postes disponibles: 1
Date de clôture: 31 Janvier, 2023 à 23:59 UTC/GMT +1:00
Postuler ici

Résumé des fonctions:

Il s’agit d’un poste de soutien administratif du Programme des services communs. Sous la supervision générale du responsable de la gestion et des services consulaires, gère le standard téléphonique central et la boîte aux lettres électronique générale desservant tous les programmes de la mission. Gère le système de réservation des véhicules officiels et le dispatch des chauffeurs de la mission. Apporte un soutien particulier au programme consulaire en répondant aux demandes de renseignements, en fournissant des informations concises et précises aux visiteurs du programme, en offrant un soutien administratif à l’agent consulaire, en aidant à la distribution des passeports et en identifiant les contacts locaux, le cas échéant. Dirige des demandes spécifiques vers les programmes pertinents de la mission ; répond aux demandes générales sur le Canada en français et en anglais au besoin ; dirige le courrier sortant de la mission ; contrôle l'accès à l'ambassade, s'assure que le hall d'accueil est en bon état et respecte les politiques de sécurité. Peut fournir un soutien administratif général, selon les besoins, à la section des services communs, y compris des tâches telles que la saisie de données, la numérisation de documents, le classement et des recherches de base sur Internet ; et effectue d'autres tâches selon les besoins.

Zone de sélection:

Ce poste est ouvert aux candidats externes éligibles à résider et travailler en République Démocratique du Congo, et aux employés occupant un poste indéterminé ou à durée déterminée et aux employés embauchés dans des situations d’urgence à l'ambassade du Canada en République Démocratique du Congo qui remplissent toutes les conditions d'emploi ci-dessous.

Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.
* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.  
Minimum Diplôme de graduat d’une université reconnue internationalement ou par le Ministère congolais de l'Enseignement supérieur et universitaire(ESU) dans une discipline liée à l’administration ou au secrétariat ou une combinaison acceptable* d’éducation, de formation et d’expérience de travail dans un domaine relié au poste.

* Un total de 3 ans ou plus constitue une combinaison acceptable d’éducation et d’expérience pertinente.

Profil linguistique:

• Maîtrise du français (oral et écrit)
• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit)

Expérience:

• Expérience récente* de travail dans un environnement de bureau en tant que réceptionniste ou soutien administratif.
• Expérience récente* de la prestation de services directement aux clients en personne, par voie électronique et par téléphone
• Expérience récente* dans l'utilisation de logiciels informatiques/bases de données, y compris Microsoft Office        

* Une expérience récente est définie comme un minimum d’un (1) an au cours des 5 dernières années.

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances:

• Connaissance de Microsoft Office (Excel, Word et Outlook)

Compétences:

• Orientation client
• Résolution de problèmes
• Compétences organisationnelles
• Travail d'équipe
• Souci du détail

Capacités:

• Capacité à mener plusieurs tâches de front dans un environnement en évolution rapide

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience de travail avec une mission diplomatique ou une organisation internationale

Exigences opérationnelles:

• Obligation de travailler directement avec le public, y compris avec les Canadiens en détresse.
• Heures de travail : 37,5 heures par semaine, 5 jours par semaine

Conditions d'emploi:

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats doivent fournir une adresse locale comme preuve de résidence, au pays, ville ou région donnée pour que s’il est sélectionné, celle-ci apparaisse sur la lettre d’offre.

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais et français.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• L'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en République démocratique du Congo qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada