Le NRC en RDC (Congo) opère dans un contexte dynamique où l'accès à des données programmatiques et opérationnelles fiables et en temps réel demeure limité. Ce manque de données nuit à l'efficacité et à la capacité de mener des programmes fondés sur des données probantes, de favoriser l'apprentissage, de garantir la redevabilité et la transparence. Compte tenu du caractère essentiel des programmes du NRC, une solution numérique personnalisée est nécessaire pour améliorer la qualité des données, rationaliser les flux de travail et renforcer les processus de rapport et de prise de décision.

2. Que ferait le système ?

L'objectif principal de ce projet est de concevoir un système de gestion de projet en ligne permettant d'effectuer les tâches suivantes :

• Développer un flux de travail entièrement électronique qui intègre de manière transparente les fonctions essentielles de la gestion de projet, notamment la planification des activités, la collecte de données, le stockage des données, la triangulation, le suivi des indicateurs clés de performance (KPI), le suivi budgétaire, l'analyse des données et la production de rapports.
• Concevoir et numériser les outils de gestion de programme tels que le plan de mise en œuvre détaillé (DIP), les cadres de résultats et les plans/matrices de suivi et d'évaluation, en veillant à ce qu'ils soient directement liés aux modules de collecte et de rapport de données.
• Mettre en place des mécanismes automatisés de validation des données afin de garantir l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence à toutes les étapes de la saisie et de la production de rapports.
• Activer la collecte de données multi-sources , permettant aux données provenant d'appareils mobiles, de plateformes en ligne et d'outils hors ligne d'alimenter de manière transparente la base de données centrale.
• Générez des visualisations de données dynamiques , notamment des tableaux de bord interactifs, des rapports graphiques et tabulaires, et des cartes géospatiales qui facilitent la prise de décision en temps réel.
• Analyser les données quantitatives et qualitatives , en signalant automatiquement les divergences, les anomalies et les problèmes d'inexactitude pour un examen et une correction rapides.
• Intégrer un système de revue des rapports en ligne/hors ligne , comprenant des listes de contrôle numériques permettant des revues techniques et thématiques par le personnel désigné aux niveaux national et régional. Les revues et les approbations suivront un flux de travail structuré avec des protocoles de validation et des notifications automatisées par courriel, appuyées par des catégories de commentaires prédéfinies.
• Inclure un module de responsabilisation , comprenant une base de données et une interface de reporting pour recueillir, suivre et analyser les plaintes, les commentaires, les activités de partage d'informations et les tendances de participation communautaire.
• Intégrez un registre des leçons apprises et des bonnes pratiques , permettant au personnel de documenter systématiquement les réussites et les approches innovantes.
• Fournir des mises à jour automatisées sur l'avancement de l'utilisation du budget, la mise en œuvre des activités et la performance des indicateurs par rapport aux objectifs.
• Assurez l’interopérabilité en utilisant des flux de travail qui permettent l’intégration avec les plateformes internes existantes du CNRC et les systèmes mondiaux, le cas échéant.
• Faciliter l’engagement des partenaires grâce à des interfaces de saisie de données personnalisées pour les partenaires de mise en œuvre (y compris les acteurs gouvernementaux), leur permettant de saisir des informations soumises à des flux de travail de validation et d’approbation.

• Fonctionnalités des participants au sein du système

Le consultant ou le cabinet analysera les structures de données existantes et les flux d'informations au sein des systèmes de programmes du NRC RDC, au Congo, afin de concevoir un module complet de gestion des participants. Ce module devra être structuré autour de quatre niveaux hiérarchiques :

A. Participant individuel

B. Ménage

C. Groupe (ex. : camp, école, centre de formation professionnelle)

D. Communauté (définie comme une zone géographique telle qu'un village ou un village)

Ce module permettra un suivi et une gestion complets des données des participants à tous ces niveaux et devrait inclure les fonctionnalités de base suivantes :

• Ajouter, modifier et gérer les dossiers des participants , permettant à chaque participant d'être lié à plusieurs projets, activités et compétences clés.
• Établir des liens relationnels entre les participants à travers les différents niveaux hiérarchiques (par exemple, un individu lié à un ménage, un groupe et/ou une communauté).
• Générer et attribuer un numéro d'identification unique (ID) pour chaque participant, à utiliser de manière cohérente dans toutes les compétences et tous les projets de base du NRC au sein du programme de pays.
• Assurer la pleine conformité au RGPD et aux normes de protection des données du CNRC , y compris l'anonymisation des données personnelles et le contrôle d'accès par le biais des autorisations des utilisateurs et des autorisations basées sur les flux de travail.
• Empêcher automatiquement le double comptage grâce à des formules et une logique intégrées permettant de consolider les enregistrements et de calculer avec précision le nombre total de personnes uniques directement atteintes par les activités.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des principaux modules qui seront inclus dans le système.

Ligne de suivi et évaluation/gestion de projet :

Gestion de projet

Modules

• Informations sur le projet
• Cadre logique
• Matrice de suivi et d'évaluation
• Plan de mise en œuvre détaillé
• Gestion budgétaire
• Gestion des réclamations et des commentaires
• Gestion de la localisation géographique
• Outils de communication et de plaidoyer
• Gestion des partenaires (le cas échéant)

Surveillance

Modules

• Inscription des participants (Liens avec d'autres plateformes/systèmes internes (ex. Red Rose))
• Gestion des indicateurs (y compris la fiche de référence du protocole d'indicateurs)
• Indicateur (réalisation) par rapport au budget dépensé
• Gestion de la collecte de données
• Vérification et validation des données
• Gestion de la distribution
• surveillance après distribution
• Listes de contrôle de la qualité
• Indice de fidélité
• Indicateurs clés de performance du programme

Rapports/visualisation

Modules

• Signalement
• Analyse de données
• Tableaux de bord
• Graphique

3. Détails de la mission/méthodologie

Le cabinet, le consultant ou l'équipe de consultants sélectionnés devront finaliser la configuration de la conception globale. Ils utiliseront les outils, les données et les documents internes du NRC RDC (Congo) pour définir les processus, les flux, les types et les structures de données. Avant la conception et le développement, ils consulteront les responsables de zone, les spécialistes, les coordinateurs et gestionnaires de projet, l'unité de suivi et d'évaluation, le gestionnaire de subvention et le chef des programmes. La méthodologie proposée sera ensuite modifiée et approuvée par le NRC RDC (Congo).

Ce système doit être conçu de manière à répondre aux attentes de l'équipe de programme, des bureaux régionaux et de l'unité de suivi et d'évaluation. Par conséquent, le consultant/cabinet est responsable de la définition des exigences du système souhaité, en concertation avec le personnel. Le consultant/cabinet doit se référer aux éléments suivants lors de l'élaboration de sa méthodologie :

• Établir les exigences du nouveau système en fonction de la structure du programme de pays ;
  • Identifier les liens possibles avec une plateforme interne existante ;
    • Déterminer les besoins en connectivité Internet à tous les niveaux ;
    • Définir les rôles et les responsabilités des administrateurs système et des utilisateurs ;
    • Autoriser la saisie ou l'importation de données nécessaires à partir d'autres systèmes d'information et sources de données, exporter dans différents formats (PDF, Excel, etc.) ;
    • Planification, suivi (indicateurs, points de référence, responsabilisation, portée), apprentissage ;
    • Statistiques agrégées par projet, programme, bureau régional et programme ;
    • Présenter des tableaux de bord récapitulatifs montrant les progrès accomplis dans la réalisation des résultats ;
    • Permettre aux utilisateurs de comparer les données sur les activités, les extrants et les résultats avec les données sur les dépenses du programme et les résultats agrégés par rapport aux données des indicateurs du programme ;
    • Fournir aux administrateurs des outils pour résoudre les divergences entre différentes sources de données ;
    • Rapports – Vue par compétences clés, programme, projet, vue géographique (programme, bureau régional, bureau de terrain), désagrégation par sexe et statut de déplacement et graphiques ;
    • Téléverser, modifier et partager des fichiers.

Le système devra être compatible avec le système d'exploitation Internet du NRC (Congo). Il devra être suffisamment flexible pour s'adapter aux évolutions futures et permettre des personnalisations ultérieures. De plus, il devra permettre l'utilisation simultanée de plusieurs utilisateurs, en ligne comme hors ligne. Il devra être compatible avec les appareils mobiles (Android/iOS) et offrir un niveau de sécurité élevé.

Le consultant/cabinet devra organiser des formations afin de garantir que le système soit à la fois pertinent et utile au personnel et aux partenaires du NRC en RDC, au Congo.

4. Livrables

Le consultant ou l'équipe de consultants/le cabinet devra produire les livrables suivants :

• Rapport initial détaillant la compréhension des objectifs par le consultant/le cabinet. Ce rapport sera présenté pour validation à un comité de référence et intégrera les commentaires et observations.
  • Les résultats/mises à jour hebdomadaires doivent être partagés afin de garantir leur conformité avec les termes de référence ;
  • Rapport final : à l’issue de la mission, le consultant/cabinet doit soumettre un rapport final décrivant les modules clés, y compris les caractéristiques du système développé ;
  • Un manuel d'utilisation (pas plus de 10 pages) ;
  • Tutoriels vidéo et systèmes d'aide ;
  • Formation du personnel du NRC et transfert de responsabilité afin de garantir l'appropriation du système par le personnel du NRC.

5. Durée

La mission devrait s'étendre sur 78 jours ouvrables, sur une période n'excédant pas trois mois, à compter de la signature du contrat.

6. Compétences et expérience requises

Pour réussir, le/les consultant(s)/cabinets de conseil devra/devront satisfaire aux critères suivants :

• Expertise avérée en matière de logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP).
  • Expérience en méthodologie AGILE et autres normes de l'industrie ;
  • Expertise considérable en matière de suivi et d'évaluation, de gestion de bases de données de S&E, d'enquêtes de terrain, d'utilisation de méthodes statistiques qualitatives et quantitatives ;
  • Expérience avérée dans la mise en œuvre de projets similaires ;
  • Capacité de formation et d'animation ;
  • Une expérience précieuse des applications SIG et TIC ;
  • Expérience professionnelle avérée dans les technologies web, notamment en matière de développement et de déploiement de systèmes d'information basés sur le web.
  • Expérience de travail avec des organisations humanitaires ou de développement, de préférence au sein du NRC ou d'ONG internationales similaires.

7. Considérations éthiques

Le consultant/cabinet est tenu de garantir la confidentialité de tous les documents et données reçus pendant toute la durée de la mission. Le(s) consultant(s) s'engage(nt) à lire, comprendre et signer le code de conduite du NRC, auquel ils sont tenus de se conformer. Le système en ligne est la propriété du NRC RDC, Congo, qui en détermine l'utilisation. Le NRC et les consultants s'engagent à respecter la confidentialité de toute information relative à la mission.

8. Applications

Les propositions techniques et financières, d'un maximum de 8 pages (annexes exclues), doivent comprendre les éléments suivants :

• Méthodologie proposée.
  • Composition de l'équipe.
  • CV du ou des membres de l'équipe, références comprises.
  • Budget détaillé de l'offre.
  • Un extrait (3-5 pages) de travaux similaires.
  • Une lettre de motivation, vos compétences et votre expérience ainsi que vos disponibilités.

Les offres seront évaluées selon les critères suivants :

• Qualité technique (20%),
• Ajustement fonctionnel (40%)
• Approche de mise en œuvre (15%)
• Modèle de soutien (15%)
• Évolutivité (10%).