Intitulé du poste : Responsable de base - Masisi - RDC

Sous la responsabilité du Coordonnateur de la zone du Nord-Kivu, avec le soutien technique du Directeur des opérations.

Conditions : Non accompagné, Contrat à durée déterminée à temps plein, 12 mois

Lieu : Masisi, Nord Kivu, RDC

Salaire : OS3 : 41 108 € – 45 676 €

Exigences : Basé à temps plein à Masisi, au Nord-Kivu

À propos de Concern :

Fondée en 1968, Concern est une organisation humanitaire non gouvernementale à but non lucratif qui se consacre à réduire les souffrances et à mettre fin à l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.

La vision, la mission et le travail de Concern sont définis par un seul objectif : mettre fin à l’extrême pauvreté, quel qu’en soit le prix. Concern aspire à un monde libéré de la pauvreté, de la peur et de l’oppression.

Notre culture est fondée sur des valeurs et nous sommes convaincus que nos collaborateurs sont au cœur de toutes nos actions et essentiels à la réalisation de notre objectif : « Aider les plus vulnérables en priorité ». Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chacun se sent valorisé et a la possibilité de réussir dans son travail et de contribuer à la réalisation de notre mission.

À propos du rôle :

Le/La responsable de base sera rattaché(e) au/à la coordinateur(trice) de la zone Nord-Kivu et sera responsable du/de la responsable logistique, du/de la responsable financier(ère) et du/de la responsable RH à Masisi. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les responsables des différents programmes, ainsi qu'avec les responsables logistiques, ressources humaines et administratifs et financiers de la zone.

Objectif du poste : Fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en veillant à ce que les systèmes (logistique, administration, RH et finances) fonctionnent conformément aux besoins du programme et aux politiques, procédures et normes de Concern. Le/La responsable de base sera responsable de la gestion globale de la sécurité des opérations de Concern sur le terrain dans le territoire de Masisi.

Les diverses tâches comprennent :

Supervision des départements Logistique, Finance et Administration de la base de Goma.

• Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern pour les départements Logistique, Administration - Ressources Humaines et Finances, avec le soutien du Coordonnateur de Secteur et du Responsable des Opérations.
• Gérer le département logistique (achats, transport, stockage, gestion des actifs) à Goma, en veillant à ce que toutes les tâches soient exécutées dans les délais et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
• Collaborer avec le Responsable des Opérations à l'élaboration de Notes Conceptuelles pour l'établissement de contrats-cadres.
• Gestion de flotte ; supervision et gestion du programme de transport, y compris la planification des mouvements de véhicules et la programmation de l'entretien et des réparations des véhicules, tout en assurant la conformité de chaque véhicule avec la législation congolaise.
• Gérer les actifs de Concern à Masisi, en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et contrôlés à l'aide d'un inventaire complet et d'un registre des actifs, qui est mis à jour régulièrement.
• Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins de Concern à Masisi en effectuant des contrôles ponctuels réguliers et en s'assurant qu'ils fonctionnent conformément aux procédures de Concern.
• Superviser l'entretien et le fonctionnement des locaux de Concern à Masisi (bureaux, résidences et magasins) en veillant à la disponibilité des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats. Une attention particulière est accordée à la gestion et à l'entretien des générateurs et à la consommation de carburant.
• Assister le responsable financier dans ses tâches financières, en veillant à ce que les comptages de caisse et les contrôles financiers soient effectués régulièrement.
• Assister le Responsable RH dans ses tâches administratives, en veillant au respect des réglementations de Concern et des exigences légales en vertu du droit congolais.

Gestion des ressources humaines

• Superviser la gestion du personnel de la logistique, des finances, de l’administration et des ressources humaines.
• Recruter (si nécessaire) et former le personnel concerné sur les systèmes et les politiques de Concern et s'assurer que les normes de transparence et de responsabilité sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs.
• Veiller à ce que les évaluations des performances du personnel de base (SPR) soient réalisées en temps opportun et de manière appropriée.
• Tenir à jour la liste du personnel et fournir des rapports réguliers sur la dotation en personnel au coordinateur de zone et au service des ressources humaines, en les conseillant sur les besoins en personnel.

Support des communications et des systèmes informatiques

• En liaison et avec le soutien du responsable informatique national/de zone, veiller à ce que les besoins informatiques et de communication du personnel soient régulièrement examinés, budgétisés et satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles d'exploitation pertinents soient respectés.
• S’assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés conformément aux politiques de communication et que le personnel reçoit la formation nécessaire sur les protocoles d’utilisation.
• En collaboration avec le responsable informatique national/zonal et le personnel de gestion du programme, assurer la formation de tout le personnel concerné du programme à l'utilisation et à la maintenance des équipements de communication et informatiques.

Sécurité et représentation

• En tant que membre du SFG à Masisi, en étroite collaboration avec la Coordination et les Chefs de Projet (PM), assurer l'application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles standard (SOP) de Concern RDC en collaboration avec le SFG (Security Focal Group).
• Assurez-vous que tout le personnel et les visiteurs sont informés des SMP et des SOP et sont pleinement conscients de leurs devoirs et responsabilités en matière de sécurité.
• Représenter Concern auprès des autorités locales et/ou lors des réunions de sécurité de l'INSO et d'autres membres de la communauté humanitaire à Masisi.
• En tant que leader / OCHA, organiser des réunions de coordination des acteurs humanitaires à Masisi.
• Entreprendre l'analyse des incidents et des tendances de sécurité dans la zone d'intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que la Coordination soit régulièrement informée de la situation sécuritaire et en conseillant, si nécessaire, l'adaptation des plans de travail et de déplacement.
• S’assurer que les informations relatives à la sécurité sont à jour, pertinentes et communiquées en temps opportun au coordonnateur de zone.
• Assurer la liaison avec d’autres ONG internationales et parties prenantes externes et établir une liste de contacts pour suivre l’évolution de la sécurité et fournir un retour d’information régulier à la direction.
• S’assurer que les listes du personnel externalisé sont régulièrement mises à jour et partagées avec le coordinateur de zone.

Responsabilités spécifiques du CRM (mécanisme de réponse aux plaintes) :

• Faciliter et coordonner la logistique de la gestion CRM à Masisi et aider à la formation annuelle du personnel sur les engagements et initiatives du Code de conduite et des responsabilités P4 de Concern.
• Aider les PM à fournir des informations au coordonnateur de zone et au directeur de programme (PD) pour le rapport d'étape annuel et s'assurer que le plan de mise en œuvre de la responsabilisation est réalisé.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

• Maîtrise ou diplôme en gestion financière/administration/logistique/développement ou domaine pertinent
• Au moins trois (3) années d'expérience en systèmes logistiques; expérience en logistique, achats, transport et gestion de flotte; expérience en gestion d'entrepôt; expérience en gestion des ressources humaines.
• Au moins deux (2) années d'expérience en gestion administrative et financière,
• Capacité avérée à rédiger des rapports
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais
• Excellentes compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capacité à prioriser et à gérer une charge de travail importante et variée.
• Compétences avérées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps.
• Bon esprit d'équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe multinationale
• Conscience politique et culturelle
• Excellentes compétences informatiques, notamment Microsoft Word, PowerPoint et Excel
• Flexible, capable de travailler dans des conditions et sous pression particulièrement difficiles.
• Flexibilité sur les horaires et les jours de travail, et volonté de voyager pour affaires dans toute la RD Congo.

Autres tâches :

• Contribuer au processus de budgétisation du soutien dans le pays, y compris la logistique, le transport, les magasins, l'administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, et gérer directement le budget des transports et de l'administration de Masisi.
• S’assurer que les dossiers, les rapports de transport et d’administration sont compilés et produits régulièrement conformément aux procédures.
• Mettre en œuvre les recommandations du rapport d’audit.
• Former le personnel aux procédures RH, logistiques et administratives.