Responsable logistique pays

Description du poste

Localisation : Goma, République démocratique du Congo

Statut du poste : Temps plein, non accompagné

À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est une équipe internationale d'humanitaires qui travaillent ensemble en première ligne des plus grandes crises actuelles pour créer un avenir de possibilités, où chacun peut prospérer. Dans plus de 40 pays à travers le monde, plus de 5 400 membres de l'équipe travaillent aux côtés de personnes vivant dans la pauvreté, les catastrophes, les conflits violents et les impacts aigus du changement climatique. Nous nous engageons à créer un changement mondial par le biais d'un impact local - 84 % des membres de notre équipe sont originaires des pays où ils travaillent.

Nous abordons chaque défi de manière globale, en abordant les problèmes sous différents angles. Et nous allons au-delà de l’aide d’urgence, en nous associant aux gouvernements locaux, aux entreprises avant-gardistes, aux entrepreneurs sociaux et aux personnes vivant dans des communautés fragiles pour développer des solutions audacieuses qui rendent possible un changement durable.

Résumé du programme de pays

Mercy Corps opère en République démocratique du Congo (RDC) depuis 2007, avec un personnel de plus de 400 personnes et un portefeuille de près de 50 millions de dollars par an en programmation. La vision globale du travail de Mercy Corps en RDC est que les individus, les ménages et les communautés - en particulier les plus marginalisés et les plus à risque - augmentent leur résilience aux chocs et aux crises, développent leurs revenus et leurs actifs et accèdent durablement à des services améliorés. Le bureau national de Mercy Corps est à Goma avec des bureaux secondaires au Nord-Kivu, au Sud-Kivu, en Ituri et au Kasaï. Les principaux domaines de programmation de Mercy Corps RDC comprennent une combinaison de programmes de développement à long terme et de réponse humanitaire immédiate afin de 1) améliorer la fourniture de services d'eau et assurer un accès équitable aux services d'eau, d'assainissement et d'hygiène dans les zones urbaines et rurales ; 2) améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition et renforcer les systèmes alimentaires résilients au climat ; 3) promouvoir des opportunités économiques inclusives et durables pour maintenir et augmenter les actifs et les revenus ; 4) soutenir des communautés pacifiques et plus sûres et construire des institutions fortes et inclusives. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à assister les populations affectées par le conflit et la crise dans l'Est du Congo.

Le portefeuille de Mercy Corps RDC est l'un des plus vastes et des plus complexes de l'agence. Mercy Corps est reconnu comme un leader dans les programmes humanitaires et de développement dans l'est du Congo, avec un impact à grande échelle dans les communautés. Nous défendons et dirigeons des solutions innovantes dans un environnement opérationnel complexe et sommes bien placés pour influencer les parties prenantes (donateurs, organisations homologues, secteur privé et gouvernement) afin de mettre en œuvre des solutions qui auront un impact durable et apporteront un réel changement au niveau communautaire.

Résumé du département

Le département des opérations fournit un soutien essentiel à l'ensemble du programme du pays en matière d'approvisionnement, de gestion des actifs, de gestion des entrepôts, de gestion de flotte, de logistique et de gestion des TIC et des bureaux secondaires pour une mise en œuvre réussie du programme.

Résumé général du poste

Sous la direction du directeur des opérations, le responsable logistique pays joue un rôle essentiel dans le succès du soutien logistique aux programmes nationaux. Sa capacité à gérer efficacement les personnes, les processus et la technologie est essentielle pour atteindre l'excellence opérationnelle. Sa responsabilité est de s'assurer que tous les actifs, les activités d'entrepôt et de flotte et les opérations logistiques respectent les réglementations, les normes et les meilleures pratiques en vigueur. Il/elle veillera également à ce que les processus de gestion, les ressources et les infrastructures nécessaires soient en place pour soutenir efficacement le programme.

Stratégie et vision

• Maintenir une vue d’ensemble des besoins logistiques des programmes nationaux et développer les systèmes logistiques en conséquence.
• Soyez créatif dans la recherche de l’efficacité des systèmes et des processus logistiques compte tenu des diverses contraintes et défis liés au contexte du pays et aux besoins logistiques des différents bureaux et programmes.
• Fournir un soutien, une coordination, une supervision et un suivi conçus pour atteindre les objectifs du programme.
• Assurer la qualité des rapports logistiques ainsi que leur élaboration et leur soumission en temps opportun, y compris ceux relatifs à l'entrepôt, aux actifs et à la flotte.

Gestion d'équipe et renforcement des capacités

• Aider au recrutement des membres de l’équipe et au développement de la structure opérationnelle des bureaux dans le pays ; développer les capacités du nouveau personnel, approfondir la compréhension de leurs rôles et aider au développement de carrière.
• Embaucher, orienter et diriger les membres de l’équipe selon les besoins.
• Favorisez la responsabilisation, communiquez les attentes et fournissez des commentaires constructifs de manière informelle et formelle lors de réunions individuelles régulières.
• Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
• Travailler avec tout le personnel de Mercy Corps pour assurer une introduction et une adoption en douceur des systèmes opérationnels.
• Être responsable de la mise en œuvre complète et appropriée des systèmes de gestion, de conformité et de contrôle de Mercy Corps tels que décrits dans les manuels d'orientation sur le terrain de Mercy Corps.
• Collaborer avec le service de conformité financière pour atténuer les risques de fraude, les conflits d'intérêts et les ramifications juridiques des activités de Mercy Corps. Cela comprend la collaboration avec les équipes nationales de Mercy Corps, si nécessaire, pour partager des outils, collaborer avec le personnel et partager les besoins en matière d'information/d'assistance.

Gestion des opérations - Soutien aux programmes

• Sous la supervision directe du directeur des opérations, travailler en étroite collaboration avec les COP, les DCoP, les gestionnaires de programme, l'équipe des finances et de la conformité, l'équipe RH et administrative et les chefs de bureau, ainsi que d'autres, pour garantir que tous les départements opérationnels travaillent en étroite collaboration avec les programmes afin de faciliter une mise en œuvre fluide, efficace et efficiente des programmes.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe RH/Administration pour gérer correctement le personnel logistique, y compris le recrutement, l’orientation qualité du nouveau personnel et la gestion des performances.
• Créer et maintenir des systèmes garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières pour des rapports opportuns et informatifs conformément aux politiques et procédures des donateurs et de Mercy Corps.
• Assurez-vous que l'archivage de la documentation opérationnelle est bien organisé avec un format papier et électronique et à jour pour faciliter l'audit et la recherche d'informations.

Gestion des opérations – logistique

• Assurer le traitement et la documentation rapides et précis des activités logistiques conformément à la politique et aux procédures de logistique sur le terrain.
• Assurez-vous que les politiques et procédures relatives aux actifs, à l’entrepôt et à la flotte sont mises en œuvre et suivies comme décrit dans les directives sur les politiques et procédures connexes.
• Soutenir l'approvisionnement en véhicules, le recrutement des chauffeurs, superviser la planification et la coordination du plan de travail des chauffeurs et servir de point focal avec la société fournisseur de chauffeurs
• Assurer la mise en œuvre de systèmes permettant de gérer et de suivre correctement les actifs, l'entretien des entrepôts et des véhicules, les réparations, la consommation de carburant et la planification.
• Superviser tous les aspects logistiques des opérations du pays en liaison avec l'équipe juridique et les départements d'éthique financière pour garantir la conformité de toutes les activités logistiques du pays avec les politiques et procédures de Mercy Corps.
• En étroite collaboration avec les équipes d'approvisionnement et de programme, coordonner les aspects non programmatiques des projets d'aide matérielle et des expéditions associées, gérer les éléments d'importation et de dédouanement, superviser l'enregistrement, les licences et les assurances des équipements.
• Identifier les opportunités d'optimisation des processus et de gains d'efficacité dans les opérations d'actifs, d'entrepôt, de flotte et de logistique
• Organiser un inventaire physique général de tous les entrepôts et actifs de Mercy Corps sur toutes les bases, surveiller les niveaux de stock, suivre les mouvements de stock, effectuer des rapprochements et des contrôles ponctuels pour garantir l'exactitude des stocks.
• Établir et mettre en œuvre des plans d’élimination des actifs endommagés et inutilisables.
• Assurer l’organisation et l’agencement appropriés de l’entrepôt du pays conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps.
• Coordonner avec les partenaires logistiques, les transporteurs et les transitaires pour organiser le transport rapide et rentable des marchandises afin de se conformer aux réglementations en matière de transport
• Développer et maintenir des systèmes de gestion de la qualité pour les actifs, l'entrepôt et la flotte.

Gestion des opérations - Gestion des ressources

Assurer une gestion efficace et efficiente des ressources logistiques pour atteindre les résultats suivants :

• Assurer une gestion efficace des ressources logistiques et rendre compte de manière systématique, transparente et efficace à la direction du pays.
• Responsable de la fourniture d’un soutien logistique de haute qualité et opportun à tous les programmes de pays.
• Exercer une surveillance sur la logistique en garantissant le respect des politiques et procédures de Mercy Corps ainsi que des règles et réglementations des donateurs.
• Superviser la fourniture des transports et des importations/exportations.
• Supervision du maintien de la garde appropriée des actifs de Mercy Corps, de l'inventaire de l'entrepôt et de l'inventaire général.

Influence et représentation

• Interface avec les intervenants internes et externes en matière de logistique et de coordination de toutes les expéditions de fournitures via les processus d'approbation appropriés.
• Communiquez avec les partenaires locaux ainsi qu’avec les sous-bénéficiaires pour vérifier leurs systèmes et vous assurer qu’ils comprennent et suivent toutes les procédures logistiques appropriées.
• Entretenir des relations productives avec toutes les parties prenantes.
• Faire constamment preuve de flexibilité, de résilience et de capacité à maintenir des relations positives et à garder son sang-froid, même dans des circonstances difficiles.
• Maintenir des normes éthiques élevées et traiter les gens avec respect et dignité.

Sécurité

• Assister l’équipe pays dans la gestion quotidienne de la sécurité des bureaux.
• Assurer la mise en œuvre des procédures et politiques de sécurité en coordination avec l’équipe du pays sur les politiques et procédures de sécurité standard.
• Assurez-vous de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
• Travailler avec le service de sécurité et le service de garde pour assurer une formation régulière en matière de sécurité et maintenir le respect des réglementations en matière de santé et de sécurité afin de créer un environnement de travail sûr pour les chauffeurs et le personnel de l'entrepôt.
• Soutenir le directeur des opérations, le directeur de la sécurité et l'équipe de direction du pays dans l'établissement et la mise en œuvre de plans d'urgence pour les situations d'urgence telles que les conflits armés, les catastrophes naturelles, les pannes de courant ou d'autres perturbations avec des stratégies d'atténuation pour assurer la sécurité, l'intégrité et la conformité du personnel et des propriétés.
• Servir de point focal de sécurité pour le département des opérations du pays.

Responsabilité de surveillance

1. Supervision directe de :

• Coordonnateur des biens et des non-biens, Goma
• Chef d'équipe logistique, Goma
• Agent supérieur d'entrepôt, Goma

1. Supervision technique de :

• Chef d'équipe logistique, Tshikapa (Kasaï)
• Chef d'équipe logistique, Bunia (Grand Nrod-Kivu & Ituri)
• Chargé de Logistique, Bukavu (Sud-Kivu)

Responsabilité

Rattaché(e) à : Directeur des Opérations.

Travaille directement avec : CoP, DCoP, chefs de programme, chefs de bureau, équipe Conformité et Finances, équipe Ressources humaines et Administration, ainsi que tous les autres membres du personnel

Collaboration : Toute l’équipe Opérations du pays.

Responsabilité envers les participants et les parties prenantes

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier à l’égard des participants à nos programmes, des partenaires communautaires, des autres parties prenantes et des normes internationales régissant le travail international de secours et de développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Qualification minimale et compétences transférables

• Diplôme BA/BS dans un domaine pertinent.
• Une qualification reconnue internationalement en logistique, chaîne d’approvisionnement et opérations, gestion de projet, administration et gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe.
• Au moins 5 ans d'expérience sur le terrain dans la gestion, la logistique, la chaîne d'approvisionnement et les systèmes opérationnels auprès d'ONG humanitaires, avec des responsabilités de supervision, y compris du personnel de terrain et des bureaux extérieurs éloignés.
• Capacité à encadrer, coacher et soutenir le personnel dans son développement professionnel.
• Volonté de voyager sur le terrain et de travailler dans des endroits éloignés.
• Compréhension avérée des situations d’urgence complexes, des problèmes de sécurité qui y sont liés et des réponses appropriées avec une expérience dans des environnements non sécurisés.
• A démontré une attention aux détails, a suivi les procédures, a respecté les délais et a travaillé et résolu les problèmes de manière indépendante et coopérative.
• La connaissance des systèmes et procédures de Mercy Corps (en particulier les systèmes de chaîne d'approvisionnement) est souhaitable, la connaissance des réglementations de l'USAID et des donateurs institutionnels internationaux est utile.
• Connaissance des normes Sphère et autres formations en intervention humanitaire préférée.
• Communication verbale et écrite efficace, organisation, priorisation et applications Microsoft Office.
• Excellentes compétences orales et écrites en français et en anglais requises ; la maîtrise des langues locales est un plus.
• Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diversifiée dans un environnement sensible. Une expérience professionnelle en RDC est un plus.

Facteurs de succès

Le responsable logistique d'un pays est un leader efficace, capable de constituer et de motiver une équipe de personnes issues de différents services, sous pression et dans un délai limité. Il/elle est très bien organisé(e), communique clairement et fait preuve de solides compétences interpersonnelles pour gérer des situations politiques organisationnelles difficiles.

Conditions de vie / Conditions environnementales

Le Responsable Logistique sera basé à Goma, province du Nord-Kivu, avec des déplacements sur le terrain. Le personnel a généralement accès aux services essentiels, tels que les soins médicaux, l'électricité, l'eau, etc. Ce poste nécessite des déplacements par route ou par avion vers des sites de terrain dans des environnements relativement peu sûrs et des conditions climatiques difficiles.

Les membres de l'équipe Mercy Corps représentent l'agence pendant et en dehors des heures de travail lorsqu'ils sont déployés sur le terrain ou en visite/TDY sur un terrain. Les membres de l'équipe sont censés se conduire de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes locales et les politiques, procédures et valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.

Favoriser un environnement de travail diversifié et ouvert est un élément important de la vision de Mercy Corps. Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances, quelle que soit l'origine. Nous nous engageons à créer un environnement inclusif.

Apprentissage continu

Pour soutenir notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l’équipe de consacrer 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la manière dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons de créer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu'individu et en tant qu'équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un voyage et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

Egalité des chances pour l'emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances et ne tolérant aucune discrimination, quelle qu'en soit la raison. Nous recherchons activement des profils, des perspectives et des compétences diversifiés afin de pouvoir être collectivement plus forts et d'avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail respectueux et sécuritaire où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité sexuelle, l’expression sexuelle, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Protection et éthique

Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse de membres de l'équipe, de membres de la communauté, de participants au programme ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux concernant la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC et avons signé le programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles . Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l'exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou contre les membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe sont tenus de se conduire de manière professionnelle, de respecter les lois et coutumes locales et d'adhérer aux politiques et au code de conduite de Mercy Corps. 

valeurs à tout moment. Les membres de l'équipe sont tenus de suivre des cours en ligne obligatoires sur le code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.