AVIS DE RECRUTEMENT

Assistant administratif et logistique – Kinshasa

Titre du poste : Assistant administratif et logistique - Kinshasa

Superviseur Direct : Directeur Financier, Kinshasa

Nombre des postes : 01

Lieu d’affectation : Kinshasa

Type de contrat : CDD, 12 mois renouvelable dépendant de la performance et de la disponibilité des fonds.

Aperçu de l’employeur

Le Centre pour les Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins (CCP) est fondé sur la conviction que le changement social et comportemental est essentiel pour résoudre les problèmes de santé les plus pressants. Notre mission est d'inspirer et de responsabiliser nos communautés pour qu'elles fassent des choix sains pour eux-mêmes et leurs familles. CCP met en œuvre des projets de changement social et comportemental et ces projets utilisent des outils de pointe basés sur des preuves pour encourager les populations à adopter des comportements sains. Une grande partie du travail mobilisera le pouvoir de la communication - les campagnes médiatiques, les drames télévisés et radiophoniques, les affiches simples dans une clinique de santé - pour susciter un changement durable. Les projets tirent également parti d’autres approches de sciences comportementales telles que l’économie comportementale et la conception centrée sur l’homme pour améliorer la mise en œuvre des programmes

Résumé des postes

JHU-CCP recherche un assistant administratif et logistique avec l'équipe du projet pour mettre en œuvre des stratégies de communication sur le CSC dans le cadre du projet Tudienzele qui se concentre sur les domaines de la sécurité alimentaire, de la résilience, de la nutrition, du genre, de la jeunesse et de l'inclusion sociale. Ce projet est dirigé par l'Agence adventiste de développement et de secours (ADRA) et financé par le Bureau d'aide humanitaire de l'USAID.

Principales responsabilités

L'assistant administratif et logistique est chargé de veiller à ce que les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des programmes sur le terrain et de l'équipe dans son ensemble soient accomplies. Il s'agit notamment d'initier, de suivre et d'assurer le suivi de toutes les actions administratives et logistiques pertinentes.

Administration

Servir de ressource aux membres de l'équipe en ce qui concerne les politiques et procédures administratives de l'université et du CCP.

Envoyer les documents et les informations sur le terrain en temps voulu, en utilisant le courrier, la télécopie, le courrier électronique, le téléphone et/ou le web.

Organiser des conférences téléphoniques et des réunions virtuelles sur Internet. Assister le personnel pour les appels téléphoniques, les conférences téléphoniques et les réunions virtuelles, le cas échéant. 

Coordonner les réunions du personnel, les visiteurs et les événements spéciaux.

Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions comme demandé.

Organiser les déplacements du personnel et des voyageurs étrangers concernés, par exemple en assurant la liaison avec l'agence de voyage, les visas, les avances de voyage et d'autres formes de soutien logistique.

Mettre en forme, éditer et préparer des documents, des présentations et des feuilles de calcul selon les besoins, en utilisant les logiciels Microsoft Office tels que Word, PowerPoint et Excel.

Assurer la couverture de la réception pendant le déjeuner, les pauses et les congés, selon les besoins.

Soutien

Répondre rapidement aux demandes d'information, de documents ou d'assistance du personnel sur le terrain.

Préparer les demandes d'achat pour les articles destinés au siège à Baltimore, par le biais de demandes de paiement en ligne et de remboursements autres que les frais de voyage dans HopkinsOne.

Préparer et soumettre les documents relatifs aux entrepreneurs indépendants à CCP Finance.

Effectuer des recherches sur l’internet en rapport avec le programme.

Relations extérieures et sensibilisation

Fournir un soutien administratif pour l'élaboration des propositions, le cas échéant.

Mettre en forme et relire les références des performances passées, les déclarations de capacité et les CV liés au marketing du programme et au développement commercial.

Qualifications, expérience, connaissances, compétences et aptitudes requises 

Diplôme de fin d'études secondaires. Baccalauréat de préférence.

Trois ans d'expérience et/ou de formation dans des fonctions administratives et de soutien.

Une expérience dans le domaine des organisations internationales ou à but non lucratif est utile.

Excellentes compétences organisationnelles

Capacité à communiquer efficacement

Capacité à prendre des initiatives

Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités

Aptitude à travailler en équipe

Capacité à appliquer les concepts des compétences mathématiques de base

Solides compétences en communication, y compris de solides compétences en matière de rédaction, de grammaire et de ponctuation

Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre aux questions de groupes de responsables, de clients, de consommateurs et du grand public

Capacité à rédiger, réviser et relire des documents de base, y compris, mais sans s'y limiter, des lettres, des mémorandums, des documents de voyage, des ordres du jour et des procès-verbaux de réunions

Aptitude à réviser et à relire des documents rédigés par d'autres afin d'obtenir une qualité finale adaptée à une distribution externe.

Maîtrise du français.  

La maîtrise de l'anglais et/ou des langues locales est un atout. 

Exécute toutes autres tâches connexes demandées par le Coordonnateur Provincial - Kasai et le personnel.

Pour postuler, les candidats intéressés sont invités à soumettre un CV, une lettre de motivation et trois références(y compris le nom de la référence, le lieu de travail, l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone et l'adresse électronique) à drcjhuccp.jobs@gmail.com avec la ligne d'objet « Assistant administratif et logistique», au plus tard à le 2 février 2024 à 19h00, heure locale de Kinshasa. Tous les dossiers soumis sans cet objet ou les documents exiges et après la date limite ne seront pas pris en compte. Le dossier doit inclure :

1. Une lettre d'accompagnement détaillée comprenant :

Description de l’expérience du candidat

Comment l’expérience passée contribuera à ce projet 

Un énoncé des compétences linguistiques des candidats en français et en langues locales de la province choisie

2. Un CV à jour