COOPI recherche un Responsable Suivi Administratif en RDC

Présente en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en réponse aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont étendues à la plupart des zones de crise, afin d’y mettre en œuvre des programmes d’urgence au bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre avec un focus particulier sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en oeuvre de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable. COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases opérationnelles dans les provinces. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI et des agences UN.

Objectif du poste

Il/Elle est responsable du suivi de l’administration des projets. Il/Elle supporte les administrateurs des bases indiqués par la coordination administrative de Kinshasa, dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur. Sous mandat de, et en suivant un programme prioritaire défini avec la coordination administrative de Kinshasa, il/elle assure le suivi et fournit les indications et le support nécessaire aux administrateurs et chefs de projet dans les secteurs suivants :

Responsabilités

Gestion administrative :

• Fait la vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures administratives, comptables, financières, fiscales avec une attention particulière aux achats des biens, travaux et services. Vérification du classement des documents administratifs, notamment les pièces comptables, dossiers RH, dossiers logistiques et ainsi de suite);
• Assure l’analyse des paquets mensuels et identifier les ecarts;
• Prépare un programme de revue/contrôle des opérations et le fais valider par l’Administrateur Pays;
• Prepare et assure l’envoi de la documentation des pièces comptables des projets pour les périodes de rapport et en fin de projet afin de clôturer et préparer l’archivage final;
• Contrôle des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats signés avec les fournisseurs; vérifie et contrôle l’application correcte de la loi fiscale;
• Assure la verification et la conformité des opérations aux procédures de COOPI et celles des bailleurs avant de soumettre à l’administrateur Pays;
• Garantis le suivi du bon archivage électronique et physique des pièces comptables et en fais le back up (Projets, partenaires, coordination);
• Prepare les ressources locales afin d’assurer la releve au bout de 12 mois;
• Rédige mensuellement un rapport d’activité mentionnant les travaux effectués, les observations relevées, et les principales recommandations;
• Conduit, à la demande de la coordination, des audits spécifiques pour des sujets spécifiques, sous forme d’investigations;
• Fait l'intérim des administrateurs des projets, ou de l’administrateur pays, en cas de congé/mission ; le cas échéant, à la demande de la coordination administrative, il/elle supporte l’administrateur de projet et le chef de projet dans la rédaction des outils de planification et suivi financier du projet en collaborant avec le Responsable M&E Programmes et le Coordinateur Logistique. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Responsable M&E Programmes, le Chef de base, et le Coordinateur Logistique pour les procédures;
• Participe à l’elaboration de budget de projet, des bases et de la coordination.

Rapports

• Rédige des rapports financiers intermedaires et finaux des projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays
• Prepare les communications avec les bailleurs et partenaires.

Audits

• Assure la mise à jour et le suivi de l’agenda des rapports financiers et narratifs, des audits et spot check;
• Prepare les audits internes/ les pré-audits et les audits externes;
• Lors d’un audit, il/elle doit s’assurer que toutes les documentations sont conformes aux exigences établies par COOPI et les bailleurs avant de les mettre à disposition des auditeurs;
• Tiens compte des recommondations lors d’un audit et les partage avec l’administrateur pays qui est son interlocuteur direct;
• Mets en place et suis le plan de mise en oeuvre des recommandations des audits, spot check, mission du siège;
• Point focal compliance/conformité : prepare les formations et sensibilisation du personnel COOPI sur l’ethique, PSEA, les valeurs et participe au breifing des nouveaux;

Missions

• Fait des mission de suivi au démarrage du projet : Mise en place des outils, suivi de la gestion comptable et administrative, monitorage des contrats (de travail du personnel local, baux, contrats divers,…);
• Fait des missions ponctuelle sur le terrain : au besoin à la demande de la coordination de Kinshasa;
• Fait des mission d’évaluation du plan de clôture du projet (1 mois avant la clôture du projet) : Il/elle supervise la clôture du projet d’un point de vue administratif selon les TDRs transmis par la coordination de Kinshasa.

Formation

• Forme du personnel local et expatrié : en accord avec la coordination nationale, il/elle réalise des sessions périodiques de formation sur la mise à jour de l’administration du projet. Il/elle réalise une formation continue durant ses missions et à distance, particulièrement un focus sur la formation de lutte contre la fraude, la corruption et le harcèlement sexuel;
• Participe aux depouillements des appels d’offres et avis de recrutement ; et, en accord avec l’Administrateur Pays, il/elle assure le recrutement du personnel administratif, de son integration et la formation;
• Assure en commun accord avec le chargé de programme l’evaluation des partenaires;
• Assure la formation et le renforcement de capacité des partenaires locaux.

Profil du candidat

Essentiel

• Diplôme en sciences économiques ou similaires;
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONGs (expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout);
• Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office;
• Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables;
• Expérience dans le rapportage financier et la gestion de contrôle interne;
• Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain;
• Bonne technique de formation et de transfert du savoir;
• Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail;
• Excellente capacité de travailler sous pression;
• Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel;
• Bonne connaissance des procédures de bailleurs UN ;UE ; ECHO etc…
• Maîtrise du français, parlé et écrit;
• Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

Souhaitables

• Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins;
• Excellentes capacités de négociation et communication;
• Experience dans la conduite des audits;
• Expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu'il sera pourvu, merci de votre compréhension.

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l'accès à l'eau, ainsi que le droit à la santé et à l'éducation des communautés les plus pauvres.