AVIS DE RECRUTEMENT

Position : Chargé des ressources humaines

Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 2 ans avec Possibilité de renouvellement

Lieu d’affectation : Kinshasa

Grade : PG 12

Date d’entrée en fonction : A fixer

L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) lance un appel aux candidatures pour le poste de Chargé des ressources humaines recruté au niveau national. L’Institut International d’Agriculture Tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus pressants de l’Afrique, entre autres : la famine, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles. En collaboration avec divers partenaires en Afrique subsaharienne, l’IITA contribue à l’amélioration des moyens de subsistance, de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, à la création des emplois et à la préservation de l'intégrité des ressources naturelles. L’IITA est membre de ONE CGIAR (Groupe Consultatif International de la Recherche Agricole), un partenariat mondial de recherche agronomique pour un avenir dans la sécurité alimentaire.

Pour plus d'informations sur l'IITA, veuillez visiter le site https://www.iita.org/

Principales fonctions et responsabilités

Le Chargé des ressources humaines a comme responsabilité principale de gérer et coordonner toutes les opérations HR de la Station de l’IITA Kinshasa. Le Chargé des ressources humaines travaille sous la supervision directe de la Directrice d’Administration, Centre Afrique Hub (CAH).

TACHES

• Coordonner toutes les opérations des ressources humaines de la station de Kinshasa et tous les bureaux (sites) de projets gérés par la station de Kinshasa.
• Mettre en œuvre les politiques et procédures de l’IITA en matière des ressources humaines, en fournissant un soutien et des conseils au personnel dans l’interprétation des politiques et procédures de l’IITA en matières des ressources humaines, ainsi que de la législation du travail de la RDC.
• Examiner les droits et avantages du personnel en matière d’emploi conformément à la législation du travail de la RDC, et le cas échéant faire des recommandations au Représentant Résident, la Directrice d’Administration, CAH. et HRS sur ce qui doit être pris en considération dans les politiques de l’IITA.
• Coordonner la mise en œuvre des activités de mieux-être et de bien-être du personnel et promouvoir la santé et la sécurité sur le lieu du travail.
• Assister la Directrice d’Administration, CAH à organiser et à coordonner les réunions du personnel.
• Être en contact avec la Directrice d’Administration, CAH et représenter le service des ressources humaines dans les comités mis en place pour la résolution et la gestion des conflits.
• Gérer le fichier congé du personnel et le mettre à jour.
• Coordonner le processus du recrutement du personnel national, personnel à contrat à durée déterminée et les journaliers, et gérer et garder toute la documentation relative.
• Préparer et coordonner les processus de départ du personnel tout en assurant que tous les rapports et formulaires sont dûment remplis, approuvés, et les copies soumises à la comptabilité pour la clôture des comptes, si applicable.
• Maintenir le système de classement électronique et papiers pour tous les dossiers HR y compris la base des données du personnel dans Dynamics.
• Maintenir et gérer le fichier/base des données de congé et envoyer des rappels périodiques au personnel et superviseurs sur les soldes de congé en retard.
• Assurer la liaison avec les bureaux de l’Inspection du travail et autres offices publiques traitant les matières du travail de temps en temps sur demande de la Directrice d’Administration, CAH
• Traiter la paie mensuelle sur Dynamics et s’assurer de l’exactitude des avantages sociaux et des retenues du personnel opérées dans le système.
• Coordonner le processus d’évaluation annuelle du personnel national (PAR) à la station y compris la compilation des résultats et le classement des copies papiers dans les fichiers administratifs du personnel.
• S’occuper de la correspondance et autres documents des HR dans la station.
• Gérer toutes les assurances liées au personnel et coordonner la sélection des assurances, s’assurer que les polices d’assurance sont à jour et les réclamations sont traitées dans le temps.
• Recevoir et traiter toutes les demandes mensuelles des heures supplémentaires pour approbation et incorporation dans la paie.
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur et/ou le Représentant Résident.

QUALIFICATION

• Le candidat doit être de nationalité congolaise (RDC) détenteur d’un diplôme de BAC+5 en gestion des ressources humaines, droit, administration publique ou dans une discipline connexe avec plus de 5 ans d’expérience dans une position similaire.
• La possession d’une certification professionnelle en gestion des ressources humaines serait un atout.

COMPETENCES

• Avoir une compétence avérée dans la collaboration avec les cadres supérieurs et les parties prenantes.
• Être capable de travailler dans un environnement dynamique, international et multiculturel.
• Être capable de travailler sous pression.
• Être proactive et capable d’effectuer plusieurs taches à la fois.
• Connaitre la législation du travail de la RDC est essentiel.
• Avoir un niveau élevé des connaissances de l’utilisation de Microsoft Office et d’autres applications pertinentes.
• Être capable de communiquer efficacement en Français et en Anglais (écrit et parlé).

COMPOSITION DU DOSSIER ET DEPOT DES CANDIDATURES

• Les dossiers de candidature seront composés d’une lettre de demande d’emploi, d’une lettre de motivation de deux pages maximums, d’un cv actualisé avec trois personnes de référence (noms, numéros de téléphone et adresses mails), et une copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM pour les candidats sans emploi. Ces dossiers doivent être adressés à l’attention de la Directrice d’Administration, CAH et envoyés en ligne à l’adresse : iita-kinshasa@cgiar.org
• Date limite de réception des dossiers : 24 Novembre 2023 à 16 heures.
• Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour le test et/ou l’interview.
• Les candidatures féminines sont encouragées.

Kinshasa, le 10 Novembre 2023 

Administration
IITA-Kinshasa

-------------- ANGLAIS

JOB ANNOUNCEMENT

Position: Human Resources Officer
Location: Kinshasa
Contract duration: Two-year contract with the possibility of renewal
Grade: PG 12
Start date: To be determined

The International Institute of Tropical Agriculture (IITA) is a non-profit institution established in 1967, governed by a Board of Trustees, that generates agricultural innovations to meet Africa’s most pressing challenges of hunger, malnutrition, poverty, and natural resource degradation. Working with various partners across sub-Saharan Africa, we improve livelihoods, enhance food and nutrition security, increase employment, and preserve natural resource integrity. IITA is a member of ONE CGIAR, a global agriculture research partnership for a food secure future.We have more than 100 internationally recruited scientists from about 35 countries and 900 nationally recruited staff based in various stations across Africa. Visit the site https://www.iita.org/ for more information on IITA.

Specific Duties and Responsibility

The overall responsibility of the Human Resources Officer (HRO) is to manage and coordinate all HR operations at IITA Kinshasa Station. The HRO reports to the Head of Administration, Central Africa Hub (CAH).

DUTIES

• Coordinate all human resources (HR) operations at the Kinshasa station and all field project site offices managed under the Kinshasa station.
• Implement IITA HR policies and procedures, providing support and advisory to staff in the interpretation of IITA HR policies and procedures, as well as DRC labour law.
•  Review staff employment entitlements and benefits in compliance with DRC labour law, and when applicable, make recommendations to the Country Representative, the Head of Administration, CAH, and HRS on alignments that need to be taken into consideration within the IITA policies.
• Coordinate implementation of approved employee wellness and wellbeing activities and promote health and safety at the workplace.
• Assist the Head of Administration, CAH in arranging and coordinating staff meetings.
• Liaise with the Head of Administration, CAH, and represent HRS in committees set up for resolution and management of staff conflict.
• Manage staff leave roaster and update.
• Coordinate NRS, STS, and casuals recruitment processes, managing and maintaining all related documentation.
• Prepare and coordinate staff exit processes including ensuring that all relevant reports and forms are duly filled, approved, and copies submitted to accounts for clearance as applicable.
• Maintain the electronic and hard copies filing system for all HR records including the staff database in Dynamics.
• Maintain and manage the leave roaster/database and send out periodic reminders to staff and supervisors on overdue leave balances.
• Liaise with the labour offices and other HR-related government offices as may be requested by the Head of Administration, CAH from time to time.
• Process monthly payroll in dynamics and ensure the accuracy of staff benefits and deductions entered into the system.
• Coordinate Annual PAR process for NRS at the station including reporting of results and filing of hard copies to personnel files.
• Handle other HR correspondence and paperwork required in the Station.
• Manage all staff-related insurance and coordinate the insurance selection process to ensure policies are kept up-to-date and claims processed timely.
• Receive and process all monthly overtime requests for approval and incorporation into payroll.
• Perform any such other duties, as assigned by the position supervisor and/ or the Country Representative.

QUALIFICATION

• The candidate should be a Congolese citizen (DRC) with a Bachelor’s degree in Human Resources Management, law, public administration, or any other related discipline with more than 5 years’ experience in a similar position.
• Possession of a human resources management professional certification will be an added advantage.

COMPETENCIES

• Have proven competence in collaborating with senior Staff and stakeholders.
• Be comfortable working in a fast-paced, dynamic, international, and multicultural environment.
• Be proactive and able to multitask.
• Being conversant with the DRC labour law is essential.
• Have a high level of proficiency in the use of Microsoft Office and other relevant applications.
• Must have the ability to proficiently communicate (written and spoken) in both English and French.

APPLICATION PROCESS

To apply, please send your applications to the Head of Administration, CAH including job application, motivation letter, and CV with three professional references (name, phone numbers, and mail address) to the address below: iita-kinshasa@cgiar.org

• The application deadline is 24 November 2023.
• We will acknowledge all applications but will contact only short-listed candidates.
• Women applications are strongly encouraged.

Kinshasa, 10 November 2023

Administration
IITA-Kinshasa