RESUME DU POSTE

L'enquête sur l'impact du VIH en RDC est une évaluation de l'impact du VIH sur la population (PHIA) menée avec le soutien du Plan présidentiel d'aide d'urgence à la lutte contre le sida (PEPFAR) et l'assistance technique des Centres américains de contrôle et de prévention des maladies (CDC) et de ICAP de l'Université de Columbia. L’enquête PHIA en RDC est dirigée par le gouvernement de la RDC et coordonnée par le ministère de la santé, par l'intermédiaire d'entités spécifiques, et par les autorités sanitaires provinciales. L'enquête sera financée par CDC/PEPFAR et mise en oeuvre par ICAP en collaboration avec des partenaires locaux, y compris des institutions spécialisées.
Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le chargé de la logistique sera responsable des approvisionnements et de l’appui logistique aux sites tels que appuyés tout en s’assurant que toutes les réglementations applicables de ICAP et du gouvernement des Etats – Unis sont respectées dans toutes les procédures d’approvisionnement.

RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES

Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier de ICAP en RDC, le chargé de la logistique sera en charge de :

A. Gestion de la chaine d’approvisionnement

• Veiller au respect des protocoles standard pour les processus logistiques essentiels, y compris les demandes d’achat, la gestion des entrepôts et l’expédition des marchandises. Une attention particulière doit être accordée à la mise en place de chaînes d’approvisionnement internationales et nationales en produits pharmaceutiques et en matériel médical, y compris l’importation, la manutention et l’expédition sur le terrain.
• S’assurer que le processus d’acquisition des biens et des services soit correctement documenté et respecte pleinement la conformité du gouvernement des États-Unis ainsi que les SOP de l’Organisation ;
• Actualiser périodiquement la base des données des fournisseurs.

B. Gestion des assets

• Assurer un bon classement de la documentation des Assets à leur arrivée ou leur sortie.
• Assurer que tous les actifs de la base sont codés et enregistrés dans la base des données adhoc.
• Assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documente,
• S’assurer que tous les mouvements des assets (entrées, sorties, réaffectation) sont systématiquement enregistrés et que la base des données des actifs est bien tenue régulièrement mise à jour et les inventaires sont faits régulièrement.

C. Gestion de la flotte automobile et des générateurs

• Capitaliser les informations concernant les déplacements des différentes équipes,
• Assurer que les chauffeurs ont bien complété leur demande de réparation en suite faire le suivi de réparation de véhicules à temps.
• Assurer que tous les flots véhicules et moto tournent et satisfaits à la demande de mouvement de programme
• Faire de check quotidien et/ou mensuel de véhicules : équipements et document de bord.
• Faire le suivi de renouvèlement des documents de bord des véhicules et motos,
• Assurer la réception du carburant et faire le suivi de la consommation et les rapports en conséquence.
• Compléter et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules, des motos et des générateurs,
• Assurer la coordination et la planification des mouvements des véhicules et des motos,
• Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec ses différents assistants ou les départements programme,
• S’assurer que les chauffeurs sont formés et respectent les procédures de sécurité routière,
• En collaboration avec le responsable sécurité, analyser les meilleurs itinéraires pour la sécurité des véhicules et des passagers.

D. Gestion des voyages et de l’hébergement

• Procéder à la réservation des tickets de voyages nationaux comme internationaux du staff en mission ;
• Procéder à la réservation des hôtels pour les staffs en mouvements de mission de services ;
• Organiser le pick up aéroportuaire des visiteurs, soit en commandant un taxi de la société partenaire, soit en positionnant un chauffeur de l’Organisation à l’aéroport ;
• S’assure que tout visiteur au pays soit suffisamment informe des dispositions mises en place pour son séjour.

QUALIFICATIONS, CONNAISSANCES ET COMPETENCES

Niveau de formation requis:
Diplôme de niveau supérieur (graduat ou licence), de préférence dans le domaine de Logistique ou une formation spécialisée équivalente ;

Expérience technique requise :

• Avoir une expérience minimum de trois (3) années à un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG Internationale ;
• Avoir géré avec succès des contrats ainsi qu’avoir offert des services de formation et d’assistance technique ;
• Expérience dans les relations avec les agences d’aide américaines (une bonne connaissance des règles et des règlementations du gouvernement des Etats Unis est souhaitable ;
• Expérience de collaboration avec les représentants de gouvernements locaux ;

Atouts requis :

• Maitriser les applications de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Accès ;
• Avoir d’excellentes compétences communicationnelles, savoir travailler efficacement en équipe, savoir coordonner les équipes de projet, savoir développer et entretenir de bonnes relations avec le personnel de terrain, les donateurs, les sous-traitants et les autres partenaires ;
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler sous pression ;
• Être capable de travailler avec autonomie et faible supervision tout en produisant des rapports a temps;
• Avoir un bon niveau d’anglais ;
• Savoir faire attention aux détails.

Pour appliquer à ce poste avant la fin de la journée du 04 novembre 2023, les candidats sont priés de cliquer sur le lien :

https://icapacity.icap.columbia.edu/en-us/job/497729/logistics-officer

La candidature à soumettre doit contenir les éléments suivants: CV à jour, la lettre de motivation et la carte ONEM pour les sans emploi.

Fait à Lubumbashi, le 18 octobre 2023

Bureau des Ressources Humaines et de l’Administration